Úvod

Táto príručka obsahuje všeobecný prehľad o objednávkach v TULIPe. V tomto dokumente si prejdeme základné informácie o module, schvaľovacom postupe pre objednávky, notifikáciách, zobrazení podrobností objednávky aj PDF a reportoch.

Tu sú odkazy na súvisiace manuály na vytváranie, schvaľovanie a párovanie objednávok:

• Vytvorenie novej objednávky (jednotlivo / kopírovanie existujúcej objednávky / import objednávok)
• Schválenie objednávok (vrátane exportu)
• Spárovanie / zrušenie párovania objednávok

Upozorňujeme, že povolené akcie vždy závisia od vašich individuálnych prístupových práv.

Často kladené otázky

Popis

V dlaždici je k dispozícii viacero samostatných záložiek (v závislosti od vašich prístupových práv). Záložky z modulu Účtovníctvo v TULIPe používané pre Objednávky:

1. Karta Objednávky – zobrazuje zoznam všetkých objednávok.
2. Karta Schvaľovanie objednávok – vidíte iba objednávky čakajúce na vašu akciu.

Funkcie filtrov, tlačidiel a oboch pohľadov sú vo všeobecnosti rovnaké:

1. Otvorte detail objednávky. Kliknutím na ikonu môžete napríklad vykonať tieto akcie:
   • Schváliť objednávku – odošle dokument ďalšej osobe v procese schvaľovania.
   • Odmietnuť objednávku – vráti dokument späť predchádzajúcemu schvaľovateľovi alebo nahrávateľovi.
   • Zobraziť a upraviť detaily faktúry – položky, daň, sumy, poznámky, história atď.
2. Stiahnuť PDF – dostupné v ktoromkoľvek kroku vytvárania/schvaľovania objednávky.
3. Filter
4. Tlačidlá:
   • Importovať objednávky – vytvorí viacero nových dokumentov naraz.
   • Vytvoriť novú objednávku – vytvorí nový dokument.
   • Exportovať údaje do Excelu.
   • Reset filtra
   • Počet
   • Vyhľadať
5. Zobraziť statusy objednávok (Schválené, Zrušené, Schvaľovanie klientom atď.).
6. Kopírovať objednávku – skopíruje niektoré údaje na vytvorenie podobnej novej objednávky.

Workflow

Proces vytvárania a schvaľovania objednávok sa nazýva Workflow. Vytvára sériu krokov schvaľovania – tzv. Schvaľovaciu maticu, ktorá je nastavená individuálne podľa potrieb klienta.

Spustenie workflow

Objednávku zvyčajne vytvára zákazník. Následne je odoslaná na prednastavený počet krokov schvaľovania (1 až 7) podľa AREY / Schvaľovacej matice.

Ukončenie workflow

Objednávku je možné uzavrieť viacerými spôsobmi:

• Zrušiť (Vymazať) – je možné ukončiť workflow aj po jeho spustení. Kliknite na tlačidlo Zrušiť v ktoromkoľvek kroku.
• Schválená – po schválení poslednou osobou v procese schvaľovania získa objednávka status „Schválená“.
• Archivovaná – po spárovaní objednávky s faktúrou získa status „Archivovaná“.
• Manuálne archivovaná – objednávku je možné označiť ako „Archivovaná“ bez párovania.
• Vrátiť objednávku späť do stavu úprav – Odporúčame objednávku nezmazať, ale kliknúť na „Odmietnuť“. Tým sa vráti na prvý krok a používateľ môže dokument kompletne upraviť.

Notifikácie

Používatelia, ktorí sú súčasťou procesu schvaľovania objednávok, dostávajú e-mailové notifikácie. Tie ich informujú o zmenách alebo pripomínajú potrebné kroky. Frekvenciu a rozsah príjemcov nastavujú administrátori TULIP podľa požiadaviek klienta. Používatelia sa môžu z odhlásiť a opäť obnoviť odber určitých typov notifikácií. Tu sú najčastejšie používané notifikácie:

• Notifikácia pre tvorcu objednávky (zákazníka) po poslednom kroku schvaľovania – po dokončení schvaľovania je tvorcovi odoslaný e-mail s PDF prílohou finálnej schválenej objednávky.
• Schválenie objednávky – zoznam objednávok, ktoré boli schválené jednotlivými schvaľovateľmi podľa AREY. Odosiela sa raz denne.
• Zrušenie objednávky – zoznam objednávok, ktoré boli zrušené jednotlivými schvaľovateľmi. Odosiela sa raz denne.

Zobrazenie objednávok

Objednávky môžete zobraziť dvoma hlavnými spôsobmi:

A) Vo formáte PDF náhľadu – zobrazí automaticky vygenerovaný, neupraviteľný PDF dokument v kompaktnom formáte, ktorý je možné jednoducho stiahnuť a vytlačiť.

B) V detaily objednávky – používatelia tu môžu vykonať akcie (upravovať, schváliť, zamietnuť, pridať poznámku atď.).

PDF náhľad

Krok 1 – Dlaždica

Prejdite na dlaždicu Objednávky. Prejdite dolu na riadky, v ktorých sú jednotlivé objednávky.

Step 2 – PDF

Na začiatku riadku kliknite na ikonu PDF. Je to možné v ktoromkoľvek kroku vytvárania/schvaľovania objednávok, aj keď je objednávka uzamknutá.

Upozorňujeme, že ak osoba v Objednávke vykoná zmeny, neuvidíte ich počas vykonávania úprav, ale až po uložení zmien a opustení Objednávky (opäť sa odomkne).

Krok 3 – Príklad PDF šablóny

PDF súbory sa vytvárajú pomocou šablón. Šablónu je možné prispôsobiť individuálnym potrebám klienta. Toto je predvolená šablóna.

Dokument je možné automaticky podpísať – buď autorom objednávky, alebo poslednými dvoma schvaľovateľmi. Zamestnanci nahrávajú svoje vlastné podpisy do dlaždice Môj profil.

Zobrazenie detailu objednávky

Krok 1 – Dlaždica

Prejdite na dlaždicu Objednávky. Prejdite dolu na riadky, v ktorých sú jednotlivé objednávky.

Krok 2 – Zobraziť objednávku

Kliknite na ikonu pre detail objednávky.

Ak je objednávka momentálne otvorená iným používateľom, je uzamknutá a vy k nej nemáte prístup súčasne. Táto ikona sa stane neviditeľnou. Keď z objednávky užívateľ odíde, bude to opäť možné.

Krok 3 – Detail objednávky

V závislosti od vašich prístupových práv si teraz môžete pozrieť niektoré údaje a vykonať niektoré akcie.

Viac informácií bude popísaných v jednotlivých manuáloch k Objednávkam.

Ak chcete odomknúť detail Objednávky, aby doň mohla vstúpiť iná osoba, kliknite na šípku vľavo.

Reporty

Tu nájdete viacero typov súhrnov súvisiacich s objednávkami. Umožňuje vám rýchlo filtrovať určité údaje, exportovať objednávky do excelovského hárka a mnoho ďalšieho.

Upozorňujeme, že zobrazenie prehľadov je povolené iba používateľom s pridelenými prístupovými právami.

Krok 1 – Dlaždica

Prejdite na dlaždicu Zostavy (Reporty).

Krok 2 – Vybrať report

Vyberte zostavu:

• Všetky dokumenty s prepojenými objednávkami – Zoznam všetkých faktúr, niektoré z nich sú spárované s objednávkami.

• Párovanie objednávok – Zoznam všetkých objednávok, ktoré sú spárované s faktúrou.

• Objednávky – Všetky objednávky. Toto zobrazenie zobrazuje všetky objednávky, dokonca aj tie, ktoré ešte nie sú spárované.

A) Všetky dokumenty s prepojenými objednávkami

Zoznam všetkých faktúr – niektoré z nich budú spárované s objednávkami (a zostávajúca suma). Nie všetky objednávky sa zobrazia.

Vľavo: Informácie o faktúre                  Vpravo: Informácie o objednávke

1. Filter
2. Tlačidlá: Export do Excelu obsahuje viac stĺpcov pre podrobnejšie zobrazenie.
3. Ikony (vpravo a vľavo) – zobrazenie podrobností o jednotlivej faktúre/objednávke.

Upozorňujeme, že ak faktúra ešte nie je spárovaná so žiadnou objednávkou, pravá časť jej riadku je prázdna.

V prípade viacerých faktúr spárovaných s jednou objednávkou sú k dispozícii dva alebo viac riadkov s faktúrami, pričom každý z nich má v pravej časti riadku rovnakú objednávku.

B) Párovanie objednávok

Prehľad všetkých spárovaných objednávok s informáciou, ktorá faktúra je spárovaná. Nie sú zobrazené všetky faktúry. Zostávajúca (nespárovaná) suma je zvýraznená tučným písmom.

1. Filter
2. Tlačidlá: Použiť filter, Reset filtrov alebo Export
3. Ikony (vpravo a vľavo) – zobrazenie podrobností o jednotlivej faktúre/objednávke.

C) Detail objednávky

Prehľad všetkých objednávok. Obsahuje informácie o tom, či je objednávka spárovaná alebo nie (áno/nie). Zobrazíte iba objednávky, ktoré sú spárované / iba objednávky, ktoré nie sú spárované pomocou filtrov.

1. Filter
2. Tlačidlá: Použiť filter, Reset filtrov alebo Export
3. ID Objednávky – kliknite pre zobrazenie podrobností o jednotlivej objednávke.
4. Spárované – informácia o tom, či je objednávka už spárovaná alebo nie.