Úvod

V TULIP-e môžete nahlásiť drobné výdavky (zaplatené v hotovosti / kartou) zamestnanca a dostať ich následne späť. Tu nájdete informácie o vytvorení žiadosti, jej schválení a tiež popis zostavy súvisiacej s nárokmi na preplatenie výdavkov.

Takto to funguje:

• Zamestnanci vytvárajú nové požiadavky s podrobnosťami o ich výdavkoch.
• Manažéri schvaľujú/zamietajú požiadavky zamestnancov.
• Účtovníci potom spracujú takúto požiadavku.

Upozorňujeme, že nastavenie TULIP-u, ktoré vidíte, vždy závisí od individuálnych požiadaviek a nastavení prístupu do TULIP-u pre vašu spoločnosť. Nie všetky spoločnosti využívajú túto funkciu pre drobné výdavky.

Manuály

Zamestnanec: Vytvoriť novú požiadavku

Zamestnanci zadávajú svoje vlastné požiadavky na vyúčtovanie výdavkov. Požiadavku môže vedieť zadať aj nadriadená poverená osoba napr. vedúci tímu. Po schválení manažérom a účtovníkom zamestnanec dostane potvrdenie e-mailom.

Krok 1 – Dlaždica

Prejdite na dlaždicu Vyúčtovanie výdavkov.

Krok 2 – Vytvoriť novú požiadavku

Kliknite na Nový výdavok.

Krok 3 – Detaily o výdavkoch

Vyplňte formulár a potom kliknite na Poslať na schválenie.

1. Workflow/aktuálny status – zobrazí aktuálny stav požiadavky a nasledujúce kroky v pracovnom postupe.
   • Zamestnanec – Vytvára požiadavku – meno vo formulári je meno prihláseného používateľa.
   • Manažér – Schvaľuje/zamieta požiadavku.
   • Účtovník – Schvaľuje/zamieta požiadavku.
   • Niektorí používatelia môžu vidieť aj tlačidlo Logs (záznamy) – zobrazuje všetky odstránené aj uložené zmeny vo formulári, zobrazuje celý pracovný postup, komentáre a históriu formulára.
2. Hlavička – kto vytvoril požiadavku, názov nákladového strediska, popis požiadavky.
3. Detaily – dátum, popis nároku na výdavky, suma, suma v DC (domáca mena). Ak chcete spočítať celkovú sumu pred odoslaním požiadavky na schválenie, kliknite na “Prepočítať celkom“.
4. Prílohy a poznámky – voľné pole na pripojenie snímok účteniek a pridanie komentárov.
5. Tlačidlá
   • Poslať na schválenie – Uloží formulár a presunie ho do ďalšieho kroku – na schválenie manažérom.
   • Uložiť – Uloží aktuálny formulár, ale nepošle ho do ďalšieho kroku – môžete sa k nemu vrátiť neskôr a ešte ho pred finálnym odoslaním upraviť. Nájdete ho v dlaždici Moje úlohy.
   • Zavrieť – Neukloží vykonané zmeny, len opustíte formulár.

Krok 4 – Ak bola požiadavka zamietnutá

Manažér alebo účtovný oddiel môže zamietnuť požiadavku, ak je v nej chyba a pod. Musia zadať komentár, ktorý uvádza dôvod zamietnutia, ktorý si vy môžete zobraziť.

V prípade zamietnutia sa požiadavka vráti späť k vám – nájdete ju v dlaždici Moje úlohy a dostanete aj e-mailové oznámenie. Opravte prosím požiadavku, ak je to potrebné a znovu ju Pošlite na schválenie.

Manažér: Schváliť výdavky

Manažéri a účtovníci dostanú novú úlohu do ich dlaždice Moje úlohy a e-mailové oznámenie na schválenie/zamietnutie požiadaviek zamestnancov.

Krok 1 – Dlaždica

Prejdite na dlaždicu Moje úlohy.

Krok 2 – Vyberte požiadavku

Vyberte konkrétny riadok, aby ste videli detaily.

Krok 3 – Schváliť alebo zamietnuť

Skontrolujte požiadavku a potom kliknite na Schváliť alebo Zamietnuť.

1. Workflow/aktuálny status – zobrazí aktuálny stav požiadavky a nasledujúce kroky v pracovnom postupe.
   • Zamestnanec – Vytvára požiadavku.
   • Manažér – Schvaľuje/zamieta požiadavku.
   • Účtovník – Schvaľuje/zamieta požiadavku.
   • Niektorí používatelia môžu vidieť aj tlačidlo Logs (záznamy) – zobrazuje všetky odstránené aj uložené zmeny vo formulári, zobrazuje celý pracovný postup, komentáre a históriu formulára.
2. Hlavička – kto vytvoril požiadavku, názov nákladového strediska, popis požiadavky.
3. Detaily – dátum, popis nároku na výdavky, suma, suma v DC (domáca mena). Ak chcete spočítať celkovú sumu pred odoslaním požiadavky na schválenie, kliknite na “Prepočítať celkom“.
4. Prílohy a poznámky – voľné pole na pripojenie snímok účteniek a pridanie komentárov.
5. Tlačidlá
   • Schváliť – Uloží formulár a presunie ho do ďalšieho kroku – na schválenie účtovníkom.
   • Zamietnuť – V prípade, že požiadavku manažér / účtovník neschvaľuje, môže ju zamietnuť. Musí pridať komentár, ktorý uvádza dôvod zamietnutia, a ten uvidí aj zamestnanec. Požiadavka sa odošle zamestnancovi naspäť, do jeho dlaždice Moje úlohy a dostane aj e-mailové oznámenie.
   • Zavrieť – Neukloží vykonané zmeny, len opustíte formulár.

Zostava / Report

Zamestnanci môžu zobraziť svoje vlastné požiadavky.

Manažéri a účtovníci môžu zobraziť požiadavky podriadených/všetkých zamestnancov.

Krok 1 – Dlaždica

Prejdite na dlaždicu Zostavy (Reporty).

Krok 2 – Vyberte zostavu

A) HR Procesy

• pre manažérov / účtovníkov
• zobrazuje požiadavky viacerých zamestnancov

B) HR Procesy – Vytvorené požiadavky zamestnanca

• pre zamestnancov
• zobrazuje len vlastné požiadavky zamestnanca

Krok 3 – Zostava

Základné informácie

Zamestnanci, manažéri a účtovníci môžu vidieť základné funkcie reportu:

1. VYBERTE PROCES – DROBNÉ VÝDAVKY
2. Obnoviť údaje – Vyberte filtre, a potom kliknite na toto tlačidlo pre použitie vybraných filtrov.
3. Aktuálny stav – dokončené / čakajúce na schválenie / zamietnuté.
4. ID požiadavky – kliknite na ID číslo na zobrazenie požiadavky.

Export – stiahnuť údaje

Manažéri a účtovníci môžu použiť funkciu exportu dát.

1. Tlačidlo Export – Exportujte všetky aktuálne filtrované, zobrazené dáta z tohto reportu bez individuálnych súm alebo iných detailov.
2. Stĺpec Export – Vyberte začiarkavacie políčka (na obrázku číslo 2) a potom kliknite na tlačidlo Exportovať s riadkami (na obrázku číslo 3).
3. Exportovať s riadkami – Exportuje individuálne sumy a detaily nárokov na náklady.
4. Exportované – Po exporte súboru sa v tomto stĺpci zobrazí presný dátum a čas, kedy bol export vykonaný, tzv. časové razítko.

Prílohy požiadavky

Manažéri a finančné oddelenie môžu použiť funkciu na stiahnutie príloh požiadaviek.

1. Hromadné stiahnutie všetkých príloh – stiahnite všetky aktuálne vyfiltrované prílohy.
2. ZIP súbor – Kliknite na jednotlivú ikonu ZIP v riadku pre stiahnutie individuálnych príloh.