Úvod

Accace Office je nástroj pro usnadnění administrativních činností. Dostupné jsou funkce virtuální asistence, spravování dokumentů, komunikace s externími poskytovateli/úřady, a různé jiné funkce, které Accace klientům poskytuje. 

Upozorňujeme, že zobrazení TULIPu, které vidíte, vždy závisí na vlastních požadavcích a nastaveních přístupu do TULIPu pro vás a vaši společnost. Ne všichni uživatelé využívají Accace Office.

Funkce

✔ Služba Recepce a podpora umožňuje využít virtuální asistenci.

✔ Možnost digitalizovat, ukládat a třídit dokumenty v sekci Kancelář.

✔ Připravit podklady pro účetní a daňové poradce a přijímat jejich výstupy.

✔ Monitorovat obchodní partnery, popř. další subjekty, v insolvenčním rejstříku a včas upozornit na zahájení jejich insolvenčního řízení.

✔ Automatizované úložiště a třídění pro korespondenci.

✔ Přístup k vašemu elektronickému podpisu.

✔ Spravovat SocioRating – Službu na hodnocení vztahu zaměstnanců k zaměstnavateli.

Nejčastěji kladené otázky

Jak mohu kontaktovat podporu?

V případě problémů s Accace Office použijte tyto kontaktní informace:

• K dispozici ve všední dny od 8:00 do 17:00.
• Můžete přidat snímek obrazovky.
• Odpověď přijde buď e-mailem, nebo telefonicky.

Dlaždice

Domovská stránka obsahuje tři sekce dlaždic:

1. Osobní sekce
2. Služby
3. Kancelář

1.Osobní sekce

Můj profil

Obsahuje osobní informace o klientovi-uživateli (jméno, e-mail, jedinečné osobní číslo TULIP účtu). Umožňuje změnit heslo. Doporučujeme zde doplnit telefonní číslo pro efektivnější komunikaci ohledně požadovaných služeb či případných technických problémů.

Manuály

Webové stránky s uživatelskými příručkami:

• Informace o Accace Office
• Návody jak postupovat, pokud potřebujete pomoc s vašim přihlášením apod.
• Přehled pro různé jiné funkce TULIP-u

Recepce a podpora

Dlaždice umožňuje zadávat požadavek pro:

1. Recepci – administrativní podpora, asistence
2. Technickou podporu

A) Recepce

Příklady službeb virtuální asistence:

• zformátování textů, příprava prezentací,
• rezervace hotelů, rezervace letenek, objednání taxi
• telefonická komunikace s klienty, přesunutí termínu schůzky,
• zasílání e-mailových nabídek, hromadné odpovědi,
• vyzvednutí zásilky, vyřízení úřední pochůzky (Praha)

Akce:

1. Odeslat – Požadavek ihned odešle na recepci.
2. Uložit – Pokud chcete požadavek uložit a později editovat.
3. Zavřít – Opustit formulář bez uložení nebo zaslání.

B) Technická podpora

• Problémy s přístupy se zobrazením Accace Office/TULIP.
• Možnost přidat i elektronickou přílohu, screenshot atd.
• K dispozici ve všední dny od 8–17 hodin.
• Odpověď přijde buď e-mailem nebo telefonicky.
• Kontakt:

Akce:

1. Odeslat – Požadavek ihned odešle na oddělení podpory.
2. Uložit – Pokud chcete požadavek uložit a později editovat.
3. Zavřít – Opustit formulář bez uložení nebo zaslání.

Reporty

Seznam aktuálních i uzavřených požadavků:

• pro recepci
• na technickou podporu
• požadavky na SocioRating

Požadavky můžete:

A) Filtrovat – vyberte filtr (společnost, datum, uživatel, typ požadavku, stav)

B) Obnovit údaje – aktualizace tabulky, dat

C) Reset filtru – vymaže všechny zvolené filtry

D) Export – stáhnout soubor programu Excel

E) Stav – barevné označení požadavků

• Zelená = Zpracovaný požadavek

• Modrá = Nový požadavek

F) Seřadit – klikněte na název sloupců

G) Zobrazovat – klikněte na ID požadavku a zobrazí se vám detail žádosti

eShop

Přímý odkaz na webové stránky společnosti Accace.

• Možnost zakoupení kreditů na využívání služeb Virtuální asistence – Recepce
• Nákup dalších služeb.

2.Služby

Účetnictví

Úložiště dokumentů, které združuje účetní dokumenty jako např. Účetní závěrky, reporty apod.

Sdílení a přístup do dokumentů: 

• Accace účetní

• Vaší vlastní účetní – Pokud máte zájem, vytvoříme ji samostatný účet se speciálními právy, kde vaše účetní uvidí pouze dlaždice určené ke správě účetnictví (např. přijaté a vydané faktury, bankovní výpisy, dokumenty z pokladny atd.). Pro připojení účetního do TULIPu se obraťte na:

Daně

Úložiště dokumentů, které združuje dokumenty daňové povahy jako daňové přiznání, podklady pro daňové poradce atd.

Sdílení a přístup do dokumentů: 

• Accace daňový poradce

• Váš vlastní daňový poradce – Pokud máte zájem, vytvoříme samostatný účet se speciálními právy, kde váš poradce uvidí pouze dlaždice určené ke správě daní. Pro připojení vašeho daňového poradce do TULIPu se obraťte na:

Správa korespondence

Autmatizované úložiště dokumentů z korespondence (e-maily, papírová pošta) a také z datové schránky. Nemusíte si ručně nic ukládat.

Accace Robot – Dle vašich požadavek automaticky zatřídí dokumenty do určených složek. K zajištení spravování datové schránky vám zašleme plnou moc, kterou potřebujeme s vaším úředně ověřeným podpisem. 

Hlídač

Automatizované úložiště dokumentů – monitoruje zůstatky na daňových účtech a hlídá insolvence u partnerů. Disponuje také funkcí zasílání e-mailové notifikace / SMS.

Hlídač DIS+

• Monitoruje zůstatky na vašich daňových účtech.
• Robot pravidelně ukládá report do složky DIS+.
• Pouze v případě nedoplatku vám zašle notifikaci nebo SMS s upozorněním.

Insolvence

• Monitoruje obchodní partnery, popř. další subjekty v insolvenčním rejstříku, které uvedete v této složce v seznamu sledovaných subjektů.
• Upozorňuje na zahájení insolvenčního řízení notifikací nebo SMS s upozorněním.

Legal Systems

Přímý odkaz na webové stránky přihlášení do Legal systems – služeb pro digitalizaci práva.

Funkce:

• Generování smluv – automaticky z formulářů a doplněním údajů, různé formáty smluv
• Elektornický podpis – s časovým razítkem a certifikátem
• Ověřování osob – strojová analýza dokladů, sankční seznamy, BankID
• další jiné služby.

SocioRating

Vytvořte poptávku pro aplikaci SocioRatingu – hodnocení atmosféry, analýzu a měření angažovanosti zaměstnanců a jiné – ve vaší společnosti.

SocioRating měří:

• kvalitu sociálního prostředí
• co ovlivňuje výkonnost lidí
• loajalitu
• jaký dopad má způsob podnikání na společnost
• nakolik se zaměstnanci s organizací identifikují
• spokojenost zaměstnanců
• míru podpory inovace
• jak lidé hodnotí styl vedení, organizaci práce, firemní kulturu, hodnoty, komunikaci a další.

Zadání poptávky / žádost o kontakt přes TULIP:

3.Kancelář

Sekce Kancelář slouží jako digitální „šanony“ pro roztřídění, sdílení a archivaci různých typů  dokumentů podle typu a data. Umožňuje sdílení dokumentů mezi účetním/daňovým poradcem a klientem. Speciální dlaždice „Důvěrné“ není pro účetních/daňové poradce k dispozici – je viditelná a přístupná pouze pro klienta a Accace. Na nově uložené dokumenty jste upozorněni e-mailovou notifikací.

Můžete zde ukládat a sdílet dokumenty z:

• datové schránky
• e-mailu
• papírové pošty
• vlastního úložiště