Úvod

Ako zamestnanec, ktorý sa vrátil z pracovnej cesty, si musíte vytvoriť vlastné vyúčtovanie pracovnej cesty. Vyúčtovací formulár vám umožňuje upraviť plán pracovnej cesty podľa reality. Podľa súčasnej právnej úpravy ste povinný vyplniť vyúčtovanie do 10 pracovných dní po skončení cesty. Ak je tento proces definitívne ukončený do 25. dňa v mesiaci, dostanete peniaze vo mzde za daný mesiac.

Vo formulári vyúčtovania môžete:

✔ zaznamenať všetky krajiny, vozidlá, jedlá a poplatky za všetko, čo bolo potrebné uhradiť počas pracovnej cesty

✔ potvrdiť zálohu (ak ste dostali určitú sumu peňazí pred cestou)

✔ priložiť všetky účtenky, lístky a iné dokumenty ako potvrdenie platby, ktorú ste vykonali

✔ vytvoriť koncept zúčtovania, uložiť ho a neskôr sa k nemu vrátiť. Kedykoľvek počas vyplňovania formulára môžete formulár uložiť a potom sa vrátiť pre pokračovanie cez dlaždicu Moje úlohy. Keď ho raz pošlete na schválenie, uzamkne sa pre ďalšie úpravy.

Prosím, majte na pamäti, že nastavenie TULIP-u, ktoré vidíte, vždy závisí na individuálnych požiadavkách a nastaveniach prístupu do TULIP-u pre vašu spoločnosť. Nie všetky spoločnosti využívajú funkciu Pracovné cesty.

Často kladené otázky

Kroky

Bežne je potrebné vyplniť šesť samostatných záložiek:

1. Prekračovanie hraníc
2. Strava
3. Výdavky
4. Náhrada za použitie súkromného vozidla
5. Prílohy
6. Výsledok vyúčtovania

Krok 1 – Dlaždica

Prejdite na dlaždicu Moje úlohy.

Krok 2 – Moje úlohy

Kliknite na konkrétnu cestu.

Krok 3 – Záložky

Začneme s kontrolou prvej záložky – Plánovanie.

Ak potrebujete v pláne niečo pozmeniť, kliknite na tlačidlo Reject/Zamietnuť, a uveďte dôvod. Potom sa vyúčtovanie vráti naspäť do stavu plánovania a môžete vykonať zmeny.

Poznámky:

Ukladajte formulár pravidelne, aby ste nestratili žiadne informácie.

Systém vám pomôže so všetkými výpočtami, ale je na vás, aby ste vložili všetky požadované informácie a potvrdenia o platbe.

Ak máte pochybnosti alebo otázky, obraťte sa na svojho manažéra alebo účtovníctvo.

Prekračovanie hraníc

Krok 4 – Krajiny

Následne kliknite na záložku Prekračovanie hraníc.

Tu vyplníte podrobnosti pre všetky navštívené krajiny:

• Z krajiny – uviedť krajinu, z ktorej cestujete
• Do krajiny – uviedť destináciu, kam cestujete a prekračujete jej hranice
• Čas prekročenia hranice – zadať čas prekročenia hranice vozidlom alebo čas pristátia lietadla v destinácii
• Vozidlo – vyberte dopravný prostriedok na tejto ceste

Vyplňte údaje pre všetky navštívené krajiny:

• Z východiskového miesta do destinácie/cieľa
• Z jednej destinácie do druhej destinácie/cieľa: Toto je voliteľné. Túto možnosť použite v prípade, ak cestujete do viac ako jedného cieľa. Kliknite na plus, ak chcete pridať nový riadok do formulára. Dátum začiatku a konca musí pokrývať celé trvanie cesty, nesmie byť žiadna medzera.
• Z destinácie späť do východiskového miesta

Strava

Krok 5 – Uhradená strava

Kliknite na ďalšiu záložku nazvanú Strava. V predvolenom nastavení sú začiarknuté všetky políčka. To znamená, že spoločnosť hradila všetko stravné. Odčiarknite všetky políčka, v ktorých nebola strava uhradená spoločnosťou.

Skontrolujte údaje:

• destinácie – skontrolujte, či nie sú medzi nimi žiadne medzery
• dátumy – ak ste navštívili viac destinácií počas jedného dňa, mali by ste vidieť dva (alebo viac) riadkov s rovnakým dátumom, ale rôznymi miestami. Zaškrtávacie políčka, ktoré ešte neboli zaplatené spoločnosťou, nechajte nezaškrtnuté.
• Ponechajte zaškrtnuté políčka pre jedlá, ktoré spoločnosť platila.

Ak ste počas jedného dňa navštívili dve miesta, stravovanie každého miesta musí byť vyplnené v samostatnom riadku.

Výdavky

Krok 6 – Náklady

Kliknite na ďalšiu záložky nazvanú Výdavky

Sekcia nákladov je jednou z najdôležitejších v celom formulári. Uveďte všetky dodatočné náklady spojené so služobnou cestou, ktoré by mala zaplatiť spoločnosť. Niektorí klienti majú automaticky vyplnené plánované náklady do časti Náklady.

Ak potrebujete viac riadkov pre viaceré náklady, kliknite na tlačidlo plus, aby ste pridali ďalší riadok.

Vyplňte podrobnosti o každom výdavku:

• Dátum
• Typ nákladu – za čo ste platili
• Čiastka
• Mena
• Zaplatené firemnou kartou – ak bola suma zaplatená týmto spôsobom, označte náklad ako „zaplatený firemnou kartou“ a v takom prípade sa suma nákladov odpočíta od výsledku zúčtovania. Namiesto tohto parametra je možné nastaviť zoznam na výber (napríklad „zaplatené zamestnancom“, „zaplatené firemnou kartou“, „zaplatené agentúrou“ a pod) a každý náklad sa tak rozdelí podľa typu platby.
• Vlastný výmenný kurz: Zaškrtnite políčko ak bol náklad zaplatený v zahraničnej mene, ale účtenka alebo faktúra je v miestnej mene.

Náhrada za použitie súkr. vozidla

Krok 7 – Auto

Kliknite na ďalšiu záložku nazvanú Náhrada za použitie súkromného vozidla (kompenzácia za palivo), ak ste použili súkromné vozidlo na služobné účely.

Vyplňte podrobnosti:

• Výber vozidla – vyberte vozidlo zo zoznamu aktívnych áut vo vašom profile alebo pridajte nové vozidlo. Ak vaše vozidlo ešte nie je v zozname, kliknite na tlačidlo Pridať nové osobné auto a priložte všetky potrebné dokumenty, napríklad poistenie. V niektorých prípadoch môžu súkromné vozidlá pridávať/upravovať nielen zamestnanci, ale aj účtovníci.
• Typ paliva – vyberte typ použitého paliva. Na výber sú len tie palivá, ktoré ste si určili v detaile súkromného vozidla.
• Vzdialenosť v km / počet najazdených kilometrov súkromným vozidlom používaným na služobné účely.
• Cena paliva – použite štatistickú cenu alebo kliknite na políčko použiť cenu z účtenky.

Ak používate súkromné vozidlo, no nezadali ste žiadne kilomentre alebo typ paliva, ukáže sa Vám varovná hláška.

Hybridné vozidlá – v rámci jednej cesty môžete vybrať jedno vozidlo viackrát (napríklad ak ste časť jazdili na elektrinu a zvyšok na naftu) a náklady rozdeliť.

Ak používate cenu z účtenky, musíte mať účtenku ako dôkaz o nákupe paliva:

• Zadajte cenu paliva za 1 liter v domácej alebo zahraničnej mene

• Kliknite na Pridať prílohu a priložte kópiu účtenky.

Prílohy

Krok 8 – Prílohy

Kliknite na ďalšiu záložku nazvanú Prílohy.

Všetky náklady z predchádzajúcich kariet vo formulári sú predvyplnené v tejto karte, nemusíte ich znova nahrávať.

Priložte len chýbajúce potvrdenia alebo špecifikujte akékoľvek ďalšie náklady, ktoré ešte neboli odovzdané:

• Dátum – vyplňte dátum nákupu
• Typ výdaju – napríklad ubytovanie, lístky, poistenie atď.
• Pridať prílohu – predložte všetky účtenky, faktúry alebo účty za každý zadaný náklad.

Dôkaz o platbe musí byť nahraný, inak náklad nemôže byť prijatý a vyúčtovaný.

Výsledok vyúčtovania

Krok 9 – Zhrnutie

Nakoniec kliknite na záložku Výsledok vyúčtovania.

Tu môžete ihneď skontrolovať výsledok vyúčtovania a stiahnuť súhrn vo formáte XLS (súbor MS Excel).

Vo výsledku sa môže zobraziť dodatočný súčet rôznych typov výdavkov (napr. celkové výdavky na dopravu, celkové výdavky na ubytovanie atď.).

• Môžete Uložiť vyúčtovanie a vrátiť sa k nemu neskôr. Prístup k nemu cez dlaždicu Moje úlohy.
• Kliknite na tlačidlo Approve – Schváliť. Odošle to vášmu manažérovi na schválenie a účtovníkom na spracovanie.

Keď manažér schváli vyúčtovanie a účtovnícke oddelenie ho spracuje, dostanete oznámenie e-mailom.

Stiahnuť vyúčtovanie

Krok 10 – Súbor MS Excel

Excelový hárok je rozdelený do niekoľkých tabuliek:

• Výsledok vyúčtovania – celkové čiastky.
• Detail vyúčtovania – výpočty a údaje o stravných lístkoch a cestovných náhradách
• Súkromné auto – výpočty a údaje o kompenzácií za palivo
• Plán – podrobnosti o pláne služobnej cesty a výpočet platby vopred
• Náklady – všetky náklady uvádzajúce sa na vyúčtovanie.

Poznámky:

Ukladajte formulár pravidelne, aby ste nestratili žiadne informácie.

Systém vám pomôže so všetkými výpočtami, ale je na vás, aby ste vložili všetky požadované informácie a potvrdenia o platbe.

Ak máte pochybnosti alebo otázky, obraťte sa na svojho manažéra alebo účtovníctvo.