Úvod

Operátori Hotline dostávajú požiadavky s otázkami alebo žiadosťami od zamestnancov. Niektorí užívatelia majú prístupové práva operátora (napr. mzdová účtovníčka, daňový poradca, právny poradca, interné IT, personalista a pod. – môže to byť osoba zo rovnakej spoločnosti, alebo osoba z inej spoločnosti). Operátori môžu využívať všetky alebo niektoré z týchto funkcií:

• ZATVORIŤ požiadavku
• PRIRADIŤ požiadavku sebe, kolegovi či na iné oddelenie
• Vytvoriť požiadavku V MENE ZAMESTNANCA – vy vytvoríte požiadavku a zamestnanec dostáva upozornenia a odpovede rovnako, ako keby ju vytvoril sám.
• OBRÁTENÁ HOTLINE – kontaktovať a vytvoriť požiadavku na zamestnanca / klienta

Upozorňujeme, že zobrazené nastavenie TULIP-u vždy závisí od vlastných požiadaviek a nastavení prístupu do TULIP-u pre vašu spoločnosť. Nie všetky spoločnosti používajú funkciu Hotline.

Zatvoriť požiadavku

Krok 1 – Dlaždica

Prejdite na dlaždicu Hotline.

Krok 2 – Moje požiadavky

Kliknutím na názov požiadavky zobrazíte podrobnosti.

Môžete tiež skontrolovať priority požiadaviek. Žiadosti s vysokou prioritou sú v zozname žiadostí zvýraznené červenou značkou. Predvolený stav priority pre všetky žiadosti je Stredná.

Môžete použiť aj filter. Je možné vyhľadávať podľa mien zamestnancov vo všetkých žiadostiach, a to aj v prípade, aj keď žiadosť vytvoril HR manažér/operátor v mene zamestnanca.

Krok 3 – Detaily požiadavky

Pozrite si popis žiadosti:

• Predmet
• Popis problému
• Prílohy – kliknutím na názov prílohy si ju stiahnete a zobrazíte ju.

Napíšte odpoveď, pripadne pridajte prílohu.

Kliknite na status:

• Otvorená
• Čaká na klienta – vyberte, ak očakávate odpoveď od klienta / zamestnanca na vašu odpoveď
• Vyriešená– kliknite na toto pole a požiadavka sa označí ako spracovaná. Po 14 dňoch bez ďalšej reakcie sa automaticky uzavrie. Môžete tiež kliknúť na modré tlačidlo Vyriešené-uzatvoriť dolu na stránke.
• Zatvorená – Ak neočakávate odpoveď a požiadavka sa môže ihneď uzavrieť.

Krok 4 – Odoslať a uzavrieť

Kliknite Odoslať.

Môžete poslať ďalšiu správu a aktualizovať odpoveď. Ak je žiadosť už vyriešená – v stave Uzavretá – musíte vytvoriť novú žiadosť a tentoraz to bude tzy. Obrátená Hotline. V novej požiadavke zadajte ID predchádzajúcej požiadavky.

Priradiť požiadavku

Ak dostanete žiadosť, na ktorú nemôžete odpovedať, je možné ju prideliť inému Operátorovi alebo oddeleniu.

Ak vaše oddelenie dostane požiadavku a chcete dať ostatným Operátorom vedieť, že tento problém riešite, môžete požiadavku priradiť sebe.

1.Otvorte požiadavku.

2. Vyberte možnosť:

• A) Presmerovanie – prejdite na Typ požiadavky a vyberte správne oddelenie.
• B) Priradené na – vyberte meno operátora
• C) Prevezmi požiadavku – prejdite do sekcie  Priradené na a kliknite na zelené tlačidlo.

3.Zmeny nemusíte ukladať. Automaticky sa uložia.

4.Požiadavka je teraz úlohou vybraného oddelenia/používateľa.

Požiadavka v mene zamestnanca

Ide o žiadosť na Hotline, ktorú vytvoril Operátor/manažér v mene zamestnanca.

Namiesto zamestnanca môže žiadosť vytvoriť Operátor (napríklad mzdová účtovníčka, daňový poradca, právny poradca, interný personalista, manažér alebo technická podpora portálu TULIP).

Používa sa napríklad na vytvorenie požiadavky v čase, keď zamestnanec nie je k dispozícii, alebo aj ako pomoc pri riešení nejakého problému.

Upozorňujeme, že zobrazené nastavenie TULIP-u vždy závisí od vlastných požiadaviek a nastavení prístupu do TULIP-u pre vašu spoločnosť. Nie všetky spoločnosti používajú túto funkciu.

Používateľ s delegovaním od iného používateľa nemôže vidieť jeho požiadavky. V niektorých prípadoch je možné nastaviť delegovanie aj s prístupom do Hotline, ale užívatelia si musia byť vedomí toho, že niektoré citlivé osobné údaje (z požiadaviek Hotline) sa takto môžu zobraziť druhému užívateľovi.

Krok 1 – Dlaždica

Prejdite na Hotline dlaždicu.

Krok 2 – Nová požiadavka

Kliknite na Nová požiadavka na podporu.

Krok 3 – Požiadavka

Vyberte spoločnosť.

Typ požiadavky – vyberte typ.

Priorita: Požiadavky s vysokou prioritou sú v zozname požiadaviek zvýraznené červeným označením. Predvolený stav priority pre všetky požiadavky je Stredná. Pri všetkých prioritách sa zamestnancovi zasiela obyčajné oznámenie.

Oblasť – oblasť vždy obsahuje podkategórie špecifické pre klienta, napríklad kategória HR.

Created on behalf of – Vytvorené v mene zamestnanca – Za koho žiadosť zasielate. Zahrnutí sú len aktívni používatelia a netechnické účty. Ak chcete viac možností, kliknite na tri bodky.

Napíšte popis, pripadne pridajte prílohu.

Kliknite Odoslať.