Úvod

Tento manuál obsahuje všeobecný prehľad o fungovaní Delegovania v TULIP-e. Delegovanie umožňuje jednému zamestnancovi používať účet iného zamestnanca na vykonávanie niektorých jeho úloh. Niektoré spoločnosti tiež používajú možnosť zástupu, tzv. “Stand-in” – automatické delegovanie na určenú osobu pri vytvorení požiadavky v dochádzke alebo pri tvorbe plánu pracovnej cesty. Existujú dva typy Delegovania:

• Základná delegácia (túto používa väčšina používateľov)
• Vynútená delegácia (používa sa v niektorých špeciálnych prípadoch, môžu k nej mať prístup napr. administrátori ľudských zdrojov)

Upozorňujeme, že nastavenie TULIP-u, ktoré vidíte, vždy závisí na individuálnych požiadavkách a nastaveniach prístupu do TULIP-u pre vašu spoločnosť. Nie všetky spoločnosti využívajú funkciu Delegácie.

Často kladené otázky

Ako sa prihlásim do profilu, ktorý mi bol delegovaný?

Prihláste sa na svoj vlastný profil v TULIP-e. Potom prepnite svoj účet na delegovaný účet kliknutím na šípku vedľa svojho mena – môžete tiež postupovať podľa tohto návodu.

Základná delegácia

Základná delegácia: To znamená, že vy delegujete svoje úlohy inému používateľovi. Používateľ dostáva e-mailové upozornenie o začiatku/konci delegácie. Túto funkciu zvyčajne využívajú manažéri na delegovanie svojich úloh iným kolegom na rovnakej manažérskej úrovni.

Prejdite do svojho profilu a vyberte osobu v časti Delegovanie – môžete postupovať podľa tohto návodu. Niektoré spoločnosti tiež používajú možnosť zástupu, tzv. “Stand-in” – automatické delegovanie na určenú osobu pri vytvorení požiadavky v dochádzke alebo pri tvorbe plánu pracovnej cesty.

Čo umožňuje základná delegácia:

✔ umožníte prístup k vášmu účtu a úlohám inému používateľovi (ktorý je na rovnakej manažérskej úrovni prístupu v TULIP-e)

✔ je možné umožniť prístup aj používateľom, ktorí sú zamestnaní v inej spoločnosti (ak je toto nastavenie pre obe spoločnosti umožnené)

✔ všetky zmeny sú zaznamenané do histórie v TULIP-e s oboma menami

✔ obaja zamestnanci dostávajú naďalej e-mailové upozornenia na nové úlohy

✔ vlastník účtu dostáva e-mailové upozornenie o novej delegácii

❌ nie je umožnený prístup k výplatným páskam alebo inej osobnej dokumentácii delegovaného účtu (GDPR)

❌ obmedzený prístup k zobrazeniu požiadaviek na Hotline delegáta (v niektorých prípadoch je možné nastaviť prístup aj tam, ale používatelia si musia byť vedomí, že niektoré citlivé osobné údaje (napr. výplatné pásky) môžu byť zobrazené iným používateľom)

Vynútená delegácia

Vynútená delegácia: To znamená, že si sami priradíte delegáciu – umožníte sami sebe prístup k účtu a úlohám iného používateľa. Vlastníkovi účtu nie je odoslané e-mailové upozornenie o začiatku ani konci delegovania jeho účtu. Vynútenú delegáciu môžu zvyčajne využívať len poverení HR administrátori.

Čo umožňuje vynútená delegácia:

✔ niektorí používatelia (napr. manažér ľudských zdrojov) môžu mať umožnené delegáciu si vziať od používateľa sami

✔ je možné umožniť prístup do účtu aj takých používateľov, ktorí sú zamestnaní v inej spoločnosti (ak je toto nastavenie pre obe spoločnosti umožnené)

✔ všetky zmeny sú zaznamenané do histórie v TULIP-e s oboma menami

✔ obaja zamestnanci dostávajú naďalej e-mailové upozornenia na nové úlohy

❌ zamestnanec nedostane e-mailové upozornenie o začatí ani ukončení delegovania jeho účtu

❌ nie je umožnený prístup k výplatným páskam alebo inej osobnej dokumentácii delegovaného účtu (GDPR)

❌ obmedzený prístup k zobrazeniu požiadaviek na Hotline delegáta (v niektorých prípadoch je možné nastaviť prístup aj tam, ale používatelia si musia byť vedomí, že niektoré citlivé osobné údaje (napr. výplatné pásky) môžu byť zobrazené iným používateľom)

Príklady

Manažér A deleguje práva Manažérovi B. Oba manažéri dostávajú rovnaké e-mailové upozornenia z účtu Manažéra A.

Manažér A deleguje práva Manažérovi B. A tiež Manažér B deleguje práva Manažérovi C. Teraz Manažér C vidí len účet Manažéra B (a nie Manažéra A).

Manažér A deleguje práva Manažérovi B. Manažér C chce delegovať práva Manažérovi A, ale nevie, že Manažér A už delegoval práva niekomu inému. Možno nebude schopný plniť delegované povinnosti. Zobrazí sa vyskakovacie okno s upozornením o tejto skutočnosti – Manažér C môže na základe tejto informácie rozhodnúť, či chce napriek tomu práva delegovať tejto osobe, alebo nie.