Úvod

Zmenový plán umožňuje zamestnancom a vedúcim tímov spravovať svoj pracovný čas, schvaľovať neprítomnosti a voľno, evidovať dochádzku a riešiť individuálne a tímovo pracovné rozvrhy s plným dodržaním legislatívnych požiadaviek. V tomto manuáli nájdete informácie ako:

• editovanie dochádzky zamestnanca – vytvorenie požiadavky, uzatvorenie dochádzky alebo zmena rozloženia zmien (zmena kalendára)
• rôzne typy zobrazenia, aj pomôcky ako používať filtre
• export údajov
• pridanie poznámok / štítkov k určitým zamestnancom

Upozorňujeme, že nastavenie TULIP-u, ktoré vidíte, vždy závisí na vlastných požiadavkách a nastaveniach prístupu do TULIP-u pre vašu spoločnosť. Nie všetky spoločnosti využívajú funkciu Zmenový plán.

Často kladené otázky

Popis Zmenového plánu

1. Rôzne funkcionality dochádzky – Pozrite si popisy rôznych možností evidencie dochádzky v tomto manuáli: Dochádzka.
2. Filter – Kliknite na malú šípku na vrchu stránky (pre výber Tímu, Zamestnancov atď.).
3. Tlačidlá – Uložiť, Zmeniť zobrazenie, Exportovať atď.
4. Zmeny – Panel obľúbených zmien pre rýchle pridávanie a odstraňovanie zmien.
5. Dochádzka zamestnancov – Detaily o dochádzke zamestnanca, možnosti zmeny kalendára, vytvorenie požiadaviek v dochádzke.

1. Funkcionality dochádzky

• Zobrazenie časovej osi
• Zoznam požiadaviek
• Hromadné schválenie
• Mesačný výkaz
• Plánovač dovoleniek
• Zmenový plán

2. Filter

Malá šípka na vrchu stránky vám umožňuje zobraziť vybrané tímy / zamestnancov a zmeny. Predvolené zobrazenie je pre podtím.

• Výber tímu – vyberte meno manažéra
• Výber podtímu – vyberte podtím
• Výber zamestnanca – môžete si vybrať niektorých zamestnancov alebo vybrať všetkých. Predvolené zobrazenie je VŠETCI zamestnanci v tíme/podtíme.
• Dochádzkový filter – typy požiadaviek na dochádzku. V tomto prípade sú názvy požiadaviek anonymizované a zobrazujú sa ako „N/A“.
• Filter štítkov – môžete pridať vlastné značky pre zamestnancov, aby ste ich mohli ľahko filtrovať. Napríklad pridajte štítky pre zamestnancov, ktorí hovoria po španielsky alebo taliansky, ak pracujete v zákazníckej podpore.
• Filter značiek zmien

3. Tlačidlá

Uložiť / Skontrolovať / Obnoviť

• Uložiť – ak urobíte akékoľvek zmeny, kliknite na ULOŽIŤ, aby ste ich zachovali.
• Skontrolovať– toto tlačidlo neuloží zmeny, iba ich skontroluje podľa aktuálnej legislatívy. Predtým, ako kliknete na tlačidlo Uložiť, kliknite na Skontrolovať, a môžete opraviť nezrovnalosti.
• Obnoviť – aktualizuje stránku.

Zmeniť pohľad

Toto tlačidlo vám umožňuje zmeniť zobrazovanú obrazovku, zobrazenie zmien, nastaviť farebné označenie vybraných zmien atď.

Kliknite na písmeno a prejdite na viac informácií

Ak nezmeníte zobrazenie, predvolené zobrazenie je typ zmeny + Čas, kedy smena začína. Ak sa smena manuálne zmení, zobrazí sa iba písmeno „M“.

• E=Early= Ráno
• L=Late= Popoludnie
• N=Night=Noc

A) Krátka zmena

• Zobrazí sa iba typ zmeny (prvé písmeno).
  • E=Early= Zmena začína ráno,
  • L=Late= Zmena začína popoludní
  • N=Night= Zmena začína v noci
  • M= Manuálne zmenená zmena

B) Celá zmena

• Zobrazuje trvanie zmeny z predvolených nastavení systému.
• Ak sa smena manuálne zmení, zobrazí sa iba písmeno „M“

C) Čas zmeny

• Zobrazuje skutočné, zadané trvanie zmeny.
• Ak sa zmena manuálne zmení, zobrazí sa skutočné trvanie zmeny.

D) Kód zmeny

• Zobrazuje kód zmeny.

E) Farebné označenie

• Systém farebne označuje zmeny podľa typu zmeny.
• Môžete ľahko vidieť rozdelenie typov zmien.
  • E=Early= Ráno – predvolene modré
  • L=Late= Popoludnie – predvolene zelené
  • N=Night= Noc – predvolene hnedé
  • M = manuálne zmenené zmeny sú čierne & zelené pred uložením, šedé & biele po uložení.

F) Zobraziť voľný text – značky, poznámky

• Voliteľné – môžete pridať poznámky k zamestnancom.
• Napríklad, pridajte značky k zamestnancom, ktorí hovoria po španielsky alebo taliansky, ak pracujete v zákazníckej podpore.
• Tieto texty môžete kedykoľvek upraviť kliknutím na ne.

G) Zobraziť súčet

• Súhrn – počet hodín naplánovaných v časovom období, ktoré je vybrané.
• Napríklad, v tomto prípade je to 1 mesiac (Apríl 2023).

H) Zobraziť kompenzačné obdobie

• Kompenzačné obdobie je obdobie, v ktorom musí byť počet odpracovaných hodín určitý stanovený počet hodín (Nemôže byť viac alebo menej).
• V zmenovom pláne je zobrazené žltou čiarou.
• V tomto prípade je to kompenzačné obdobie pre 1 týždeň, ktoré sa používa napríklad pre 40-hodinový týždeň.

I) Transponovať

• Výmena stĺpcov a riadkov.
• Predvolené zobrazenie:

• Transponované zobrazenie: V niektorých prípadoch manažéri uprednostňujú opačné zobrazenie. Je to obzvlášť užitočné, ak je v jednom tíme veľa zamestnancov.

Export do XLS – Excel

• Kliknite na toto tlačidlo, aby ste exportovali vybrané časové obdobie a zamestnancov do súboru Excel.

• Na konci dokumentu je tiež automaticky generovaná časová pečiatka.

Mesiac & Rok

• –M (Mesiac) – pridá 1 mesiac pred aktuálne zobrazenie
• +M (1 Mesiac po) – pridá 1 mesiac po aktuálnom zobrazení
• INT (Interval) – umožňuje vám definovať obdobie, ktoré chcete zobraziť v zobrazení.
• Apríl 2023 (alebo iný mesiac + rok) – vyberte konkrétny mesiac.

Súhrn – Total

Súhrn všetkých zobrazených zmien – počet hodín – naplánovaných v zvolenom časovom období. Túto funkciu môžete zobraziť alebo skryť v Zmene zobrazenia.

Napríklad, v tomto prípade je to 1 mesiac (Apríl 2023).

4. Zmeny

Obľúbené zmeny

Lišta na ľavej strane obrazovky obsahuje obľúbené zmeny. Slúži ako skratka na rýchlejšie pridávanie alebo odstraňovanie zmien. Zmeny môžete kedykoľvek do tejto lišty pridať alebo odstrániť.

• E=Early= Zmena začína ráno,
• L=Late= Zmena začína popoludní
• N=Night= Zmena začína v noci

Pridanie zmeny do obľúbených zmien

1. Kliknite na šípku. Uvidíte všetky dostupné zmeny.
2. Kliknite na typ zmeny.
3. Kliknite na celý názov zmeny, aby ste pridali zmenu do obľúbených zmien.

Odstránenie zmeny z obľúbených zmien

1. Prejdite myšou nad vybranú obľúbenú zmenu.
2. Kliknite na krížik vedľa názvu obľúbenej zmeny.

Hromadné pridanie zmien

1. Kliknite na jednu z obľúbených zmien.
2. Kliknite na deň / viac dní v kalendári.
3. Kliknite znovu na zmenu, aby ste ukončili výber.

Ak deň neobsahuje zmenu, pridá sa nová. Ak deň obsahuje zmenu, tá je nahradená novou.

Ak je zmena pridaná / upravená / zrušená, všetky neschválené alebo schválené žiadosti v dochádzke pre tento deň sú automaticky zrušené.

Hromadné odstránenie zmien

1. Kliknite na krížik.
2. Kliknite na deň / viac dní v kalendári.
3. Kliknite znovu na krížik, aby ste ukončili výber.

Ak je zmena zrušená, všetky neschválené alebo schválené žiadosti v dochádzke pre tento deň sú automaticky zrušené.

Úprava zmeny jednotlivo

Ak chcete uložiť zmenu, musíte kliknúť na ULOŽIŤ, inak sa zmena neuloží. Je možné kliknúť na jednotlivé dni a pridať/odstrániť/zmeniť zmeny po jednom.

Kliknite 1x na akýkoľvek deň, zobrazia sa všetky dostupné zmeny.

Ak deň neobsahuje zmenu, pridá sa nová. Ak deň obsahuje zmenu, tá je nahradená novou.

Ak je zmena pridaná / upravená / zrušená, všetky neschválené alebo schválené žiadosti v dochádzke pre tento deň sú automaticky zrušené.

Manuálne úpravy časov zmien

1. Kliknite pravým tlačidlom myši na akýkoľvek deň so zmenou.
2. Kliknite na zobrazujúcu sa zmenu.
3. Potom môžete manuálne upraviť dátumy a časy zmeny.

Všetky neschválené alebo schválené žiadosti v dochádzke pre tento deň sú automaticky zrušené.

Skontrolovať & Varovania

Kliknite na Skontrolovať, aby ste skontrolovali legislatívne kontroly.

Ak sa objavia ČERVENÉ varovania o chybách, nie je možné plán uložiť.

Ak sa objavia ORANŽOVÉ varovania o chybách, plán je možné uložiť, a rovnako aj uzavrieť dochádzku na konci mesiaca.

Po kliknutí na tlačidlo Skontrolovať kliknite aj na Uložiť, inak sa zmeny stratia.

Ak sa pokúsite opustiť stránku bez uloženia zmien, zobrazí sa vyskakovacie okno, ktoré vás na to upozorní.

5. Dochádzka zamestnancov

Schválenie dochádzkového obdobia

Najprv si zamestnanec schváli (uzavrie) svoju vlastnú dochádzku.

Potom ju musí schváliť manažér. Manažér môže vykonať schválenie individuálne alebo hromadne pre viacerých zamestnancov naraz. Ak sa zobrazí ikona oranžového trojuholníka, môžete na ňu kliknúť a zobraziť ďalšie informácie.

Nakoniec administrátor schváli (uzavrie) dochádzku celej spoločnosti. .

Zmena kalendára

Kliknite na meno, otvorí sa nové okno.

Pre zamestnanca s upraviteľným kalendárom môžete zmeniť kalendáre priamo tam.

Všetky neschválené alebo schválené žiadosti v dochádzke od tohto dňa budú automaticky zrušené.

Poznámky & Značky

Kliknite na meno, otvorí sa nové okno.

Nastavte nejaké poznámky/značky.

Požiadavka v dochádzke

• Dvojklikom na akýkoľvek deň budete môcť vytvoriť požiadavku.

Požiadavka na viac dní

• Ak je v rámci tejto žiadosti aj obdobie nie pracovných dní:

• A) Vytvorte požiadavku na celú dobu. Tým označíte aj voľné dni v žiadosti ako “obsadené”. V každom dni žiadosti sa objaví malý farebný trojuholník. ALEBO

• B) Vytvorte dve alebo viac žiadostí len pre tie dni s vašimi zmenami. V obsadených dňoch sa zobrazí malý farebný trojuholník. Znamená to, že ste k dispozícii počas voľných dní.

N/A, PHp, PH

• N/A – Nedostupný – Na tento deň je naplánovaná požiadavka (neprítomnosť).

• PHp – Public holiday paid (platená zmena, odpracovaná, s extra platbou) – Je to skrátený názov pre prácu na štátny sviatok. Zamestnanec má na tento deň naplánovanú zmenu. To znamená, že je k tomu nejaká forma extra platby.

• PH – Public holiday (platený ako bežná zmena, ale neodpracovaný) – Je to skrátený názov pre deň štátneho sviatku. Zamestnanec tento deň nepracuje. To znamená, že dostáva platbu za túto zmenu, akoby pracoval bežný deň.

Prosíme, vezmite na vedomie, že označenia (najmä PH, PHp) závisia od nastavení vašej spoločnosti. Predvolené nastavenie a ako sa tieto zmeny správajú vdochádzke môže byť prispôsobené vašim potrebám.