Úvod

Na určovanie a zadeľovanie pracovného času v našich Dochádzkových moduloch slúžia Kalendáre, ktoré pozostávajú z Pracovných zmien.

Pracovné zmeny

Tieto zmeny rozdeľujú pracovný čas zamestnanca v jednom pracovnom dni – zvyčajne trvajúceho počas jedného kalendárneho dňa. Niekedy je potrebné vytvoriť nové pracovné zmeny (v tejto príručke), aby sa z nich mohol vytvoriť požadovaný kalendár.

Napríklad pracovná zmena pre ľudí pracujúcich v kancelárii od 8:00 do 16:30 s trvaním 8 hodín práce + 0,5 hodiny prestávky, môže byť nastavená na povinný pracovný čas 10:00 – 15:00, povolený voliteľný pracovný čas medzi 6:00 – 20:00. Toto nastavenie umožňuje zamestnancovi určitú flexibilitu v začiatku/konci zmeny a zároveň zachovať pracovný čas.

Kalendáre

Kalendáre umožňujú pravidelné rozloženie pracovných zmien počas nejakého kratšieho časového obdobia, napr. 1 týždeň, 1 mesiac, 90 dní. Na priradenie pracovných zmien zamestnancom je potrebné vytvoriť zo zmien kalendáre.

Napríklad kalendár pre ľudí pracujúcich v kancelárii od pondelka do piatku, od 8:00 do 16:30, je nastavený na 1 týždeň a pozostáva z 5 zmien, ktoré trvajú 8,5 hodiny od 8:00 do 16:30.

Priradenie kalendárov zamestnancom

Po vytvorení pracovných zmien (v tejto príručke) vytvorte kalendáre a nakoniec ich priraďte zamestnancom.

Kalendáre a pracovné zmeny vytvárajú administrátori, ale je potrebné aj určiť, kto následne dostane ktorý kalendár (a niektorí manažéri môžu aj sami meniť kalendáre zamestnancov).

Upozorňujeme, že funkcie na vytváranie kalendárov, zmien alebo ich priraďovanie zamestnancom môžu používať iba zamestnanci so špeciálnymi prístupovými právami.

Najčastejšie otázky

Zmeny

Krok 1 – Dlaždica

Prejdite na dlaždicu Admin.

Krok 2 – Konfigurácia dochádzky

Vyberte možnosť Konfigurácia dochádzky.

Krok 3 – Pracovné zmeny

Ak máte prístup k viac ako jednej firme, najprv vyberte Spoločnosť.

Ak máte prístup iba k jednej firme, uvidíte iba konfiguráciu pre túto jednu firmu.

Vyberte Časť konfigurácie: Zmeny

Krok 4 – Vytvoriť nové / Upraviť súčasné

Kliknite na tlačidlo Nová dochádzková zmena.

Ak chcete upraviť existujúcu, kliknite na ikonu ceruzky.

– Nastavenie zmeny (popis) –

Musíte vyplniť polia s oranžovým pruhom.

• Kód – Kód je zvyčajne krátky, pretože sa používa pri importe zamestnancov / zmien. Tu sú niektoré tipy:
  • Nazvite zmenu podľa dĺžky (8h, 2,5h, 6h atď.).
  • Pre viacero zmien rovnakej dĺžky ich môžete nazvať podľa času začiatku a konca (8:00-16:30, 7:30-11:30 atď).
  • Podľa typu zmeny (Ranná zmena, Mo-Fri Flexible, Contractors 0h atď.)
• Dĺžka zmeny – Zadajte dĺžku (s alebo bez prestávky)
  • Ak prestávka nie je súčasťou plateného pracovného času, zadajte sem dĺžku zmeny bez prestávky.
• Zakázaný čas prestávky – Nastavte čas na začiatku a na konci zmeny, kedy nie je možné si vziať prestávku. Napríklad 15 minút znamená, že zamestnanec nemôže vziať prestávku 15 minút po začiatku zmeny a tiež 15 minút pred koncom zmeny.
• Minimálna dĺžka zmeny & Maximálna dĺžka zmeny – použite v prípade flexibilných zmien.
• Typ pracovnej zmeny – používa sa v ShiftPlan dochádzke. Priraďuje farby a skratky zmenám na základe typu (a napr. naň možno naviazať rôzne príplatky zamestnancom alebo iné špecifiká ako extra nastavenie pre Klienta).
• Typ dňa – nevyberajte. Tento parameter používajú Administrátori pre malé množstvo Klientov so špecifickým nastavením Dochádzky.
• Polovica dňa pred poludním & Polovica dňa po poludní – Toto nastavenie je dôležité, ak používate požiadavky na pol dňa pre akúkoľvek dochádzkovú aktivitu (napríklad 0,5 dňa dovolenky) alebo v kombináciách aktivít. Príklady:
  • pre zmeny bez prestávok (krátke zmeny) – presne v strede zmeny, obe časy pol dňa sú rovnaké.
  • pre 8-hodinovú zmenu (8:00 do 16:30 vrátane 0,5h prestávky) s prestávkou uprostred zmeny (12:00-12:30), ranné pol dňa je do 12:00 a popoludňajšie pol dňa je od 12:30 (čo je tiež na konci prestávky).
  • V 8-hodinovej zmene (9:00 do 18:00 vrátane 1h prestávky) s prestávkou nie presne uprostred zmeny (12:00-13:00) môže byť ranné pol dňa nastavené do 14:00 a popoludňajšie pol dňa začína od 14:00 (pretože zamestnanec už mal prestávku v prvej polovici).

• Dovolená prestávka po odprac.- Zamestnancovi bude povolené vziať si prestávku iba v prípade, že odpracuje aspoň tento počet hodín. Tento parameter neobmedzuje, kedy presne počas týchto hodín si môže vziať prestávku.
• Prestávka po odpracovaní – Zamestnancovi bude povolené vziať si prestávku po odpracovaní tohto počtu hodín. Tento parameter neinformuje, či si zamestnanec môže alebo nemôže vziať prestávku (napríklad ak odpracoval iba 3 hodiny, aj keď prestávka môže byť po 2 hodinách, nebude možné, ak je prestávka povolená len pre zmeny dlhšie ako 6 hodín).
• Minimálna dĺžka prestávky & Maximálna dĺžka prestávky – Môžete nastaviť minimálnu a maximálnu dĺžku prestávky. Ak by mala prestávka trvať iba presný počet minút (nie časový rozsah), zadajte rovnaké číslo do oboch polí.
• Prestávka 2 (druhá prestávka) – Pre niektoré dĺžky zmien môžu byť povinné dve prestávky.

– Limity (obmedzenia zmeny) –

Nastavte BasicPeriod/Základný prac. čas, (a ExpectantBreak1/Očakávaný čas 1. prestávky – ak ste vyplnili údaje pre Prestávku 1) časový rozsah.

Nezabudnite nastaviť aj MandatoryPeriod/Povinný prac. čas a SelectablePeriod/Voliteľný prac. čas pre flexibilné zmeny & dohodárov.

• BasicPeriod/Základný prac. čas: Povinné
  • Vyberte časy od&do.
  • Základné obdobie, ktoré je predvyplnené a zobrazené v dochádzke zamestnanca, a tiež viaceré nastavenia dochádzky počítajú a zahŕňajú tento parameter.
  • Zvyčajne zahŕňa časy prestávok – napríklad pri 8-hodinovej zmene s 0,5h prestávkou bude Základné obdobie trvať 8,5h (8:00 – 16:30).
• ExpectantBreak1/Očakávaný čas 1. prestávky: Povinné, ak ste vyplnili údaje pre Prestávku 1.
  • Čas, kedy sa očakáva, že bude vziať prvú prestávku.
  • Prosím, buďte opatrní a vyberte “Prestávku 1”, nie “Prestávku 2”.
  • Tento čas je zvyčajne odpočítaný od Základného obdobia – napríklad pri 8,5h Základnom období bude Očakávaná prestávka 1 trvať 0,5h (12:00 – 12:30).
• MandatoryPeriod/Povinný prac. čas: Pre flexibilnú prácu a dohodárov
  • Toto je obdobie, keď musí byť zamestnanec na pracovisku (alebo mať žiadosť o dochádzku/prítomnosť/absenciu).
  • Napríklad pre tých s flexibilným pracovným časom sa očakáva, že budú pracovať od 09:00 do 11:00, (práca môže začať a skončiť kedykoľvek počas dňa, ale musí ZAHŔŇAŤ tento čas).
  • Rozsah, ktorý si môžu vybrať, závisí od nastavení Vyberateľného obdobia.
• SelectablePeriod/Voliteľný prac. čas: Pre flexibilnú prácu a dohodárov
  • Toto je plný rozsah, počas ktorého môže zamestnanec pracovať.
  • Napríklad toto nastavenie obmedzuje prácu v noci pre tých s flexibilným pracovným časom. Zamestnancom môže byť dovolené pracovať od 6:00 do 20:00 (práca môže začať kedykoľvek od 6:00 a skončiť kedykoľvek do 20:00).
  • Môžete tiež nastaviť nejaké Povinné obdobie, aby ste nejakým spôsobom obmedzili pracovný čas, pričom stále umožníte nejaký vyberateľný pracovný čas.
• ExpectantBreak2/Očakávaný čas 2. prestávky: Pre pracovníkov na zmeny. Povinné, ak ste vyplnili údaje pre Prestávku 2.
  • Čas, kedy sa očakáva, že bude vziať druhú prestávku.
  • Prosím, buďte opatrní a vyberte “Prestávku 2”, nie “Prestávku 1”.
  • Tento čas je zvyčajne odpočítaný od Základného obdobia – napríklad pri 12h Základnom období bude Očakávaná prestávka 1 trvať 0,5h a Očakávaná prestávka 2 tiež bude trvať 0,5h.
• AbsenceCalcPeriod/Kalkulovanie času absencie: Nevyberajte. Tento parameter používajú Administrátori pre malé množstvo Klientov so špecifickým nastavením Dochádzky.

Kliknite Uložiť.