Úvod
V účetním modulu v TULIPu objednávky vytváří zákazník, a další kroky provádějí schvalovatelé. Objednávka následně projde 1–7 kroky (úrovněmi) schválení. V každém kroku může být i více než jeden schvalovatel. Klienti si určují tzv. AREY, které přiřazují objednávkám konkrétní postup schvalování. AREY, schvalovatelé, kroky (a podmínky určující kdo a kdy může schvalovat dokumenty) spolu vytvářejí tzv. Schvalovací matici.
Upozorňujeme, že dostupné akce vždy závisí na vašich individuálních přístupových právech.
Nejčastěji kladené otázky
Nedostávám e-mailové notifikace o objednávkách.
Pokud vám nepřišly žádné notifikace a zároveň nevidíte ve svém profilu možnost obnovit jejich odesílání:
- Může to znamenat, že odesílání oznámení nebylo povoleno nebo je blokováno v obecných nastaveních pro celou společnost.
- Notifikace skončily ve složce Spam / Nevyžádaná pošta ve vaší e-mailové schránce.
- Nemáte k této akci přístupová práva (v tomto případě seznamte kontaktní osobu ve vaší společnosti pro přidání přístupu).
Prosím, kontaktujte vaše HR oddělení.
Jak zabráníme duplicitě schvalovatelů?
Pokud musí objednávku schválit dva (nebo více) různí uživatelé, ale někteří z nich mají přístup k více úrovním schvalování – lze nastavit automatický proces, který vynechá opakované zapojení stejného uživatele do schvalování v rámci jedné objednávky. V tomto případě musí dokument v dalším kroku schválit některý z ostatních uživatelů.
Toto nastavení je ideální i pro klienty, kde stejnou osobu schvaluje objednávku i fakturu (objednávka i faktura však musí být ve stejné AREY, jinak nebude uživatel přeskočen).
Vytvořil/a jsem objednávku, ale nikdo ji neschválil.
Prosím, zkontrolujte, zda jste spustili workflow pro tuto objednávku.
Objednávka byla již schválena, je možné automaticky schválit i související fakturu?
Ano, lze nastavit řešení, které automaticky spáruje fakturu nahranou do TULIPu s objednávkou. Faktura přeskočí workflow a přejde přímo ze stavu „Draft“ do „Approved“ nebo „Archived“ (pokud má klient nastavenou výchozí AREU).
Faktura a objednávka mohou být automaticky spárovány pouze tehdy, existuje-li pouze JEDNA dostupná (nespárovaná) schválená objednávka se stejným partnerem (je-li jich více, párování musí provést uživatel ručně).
Kroky
Krok 1 – Dlaždice
Přejděte na dlaždici Objednávky.
(NE na Schvalování faktur)
Krok 2 – Záložka Schvalování
Vyberte záložku Schvalování objednávek. Zde uvidíte všechny objednávky čekající na schválení.
Pro vyhledání požadované objednávky můžete použít filtry. Klikněte na ikonu „v“.
Krok 3 – Filtrování
Zvolte filtry:
- Zobrazení nebo skrytí filtrů pomocí ikony „v“ v horní části obrazovky.
- Filtry
- Tlačítka pro práci s filtry:
- Export do excelu – stáhne celý seznam zobrazených objednávek. Stahuje se s naposledy použitými filtry. Pro jistotu, které údaje budou staženy, nejprve klikněte na tlačítko Hledat.
- Reset filtru – vymaže filtry.
- Počet – zobrazí počet objednávek odpovídajících filtrům.
- Vyhledat – použije zvolené filtry.
Filtry:
- Klient – Uživatelé vidí objednávky jedné nebo více společností podle svých přístupových práv.
- Číslo objednávky / číslo dokumentu – Číslo přiřazené během vytvoření objednávky. Skládá se z roku a čtyřmístného čísla (vzestupně od 0001 do 9999), které přiděluje TULIP automaticky. Různé firmy mohou mít objednávky se stejným číslem objednávky.
- Typ objednávky:
- Standardní objednávka – typ pro většinu objednávek
- Opakovaná objednávka – typ, který se obvykle používá pro pravidelně se opakující objednávky. Tento typ umožňuje automatické duplikování objednávky, která by se jinak musela pravidelně vytvářet (např. každý měsíc). Může být také automaticky spárována s fakturami.
- Celková částka – Lze nastavit rozsah „od“, „do“ a měnu objednávky.
- AREA (OBLAST) – Kategorie, které určují schvalovací workflow a schvalovatele.
- Dodavatel – Začněte psát název dodavatele a vyberte z nabídky.
- ID – Identifikační číslo objednávky přidělené systémem TULIP. Je unikátní v rámci celé platformy TULIP. Žádné dvě objednávky nemají stejné ID.
- Approved (Schváleno) – všechny schvalovací kroky byly úspěšně ukončeny.
- Approving Client (Schvalování klientem) – 1 až 7 úrovní – čeká se na schválení klientem. Počet schvalovacích úrovní je nastaven individuálně pro každého klienta. TULIP může v závorce (v detailu objednávky) zobrazit jména schvalovatelů pro snazší identifikaci uživatelů, například: „Schvalování klientem 3 (Ján Novák)“.
- Archived (Archivováno) – objednávka byla spárována s fakturou v plné výši objednávky.
- Canceled (Zrušeno) – objednávka byla zrušena v některé schvalovací úrovni.
- Import (Vráceno k opravě) – objednávka byla vrácena z některé úrovně schvalování k opravě.
- Draft (Koncept) – objednávka se vytváří. Workflow ještě nebylo spuštěno.
- Supervision – čeká se na vytvoření nového partnera (dodavatele). Pokud dodavatel v systému ještě neexistuje, je třeba jej vytvořit. Nové dodavatele mohou vytvářet pouze uživatelé s přístupovou rolí pro supervizi.
- Supervision correction (Oprava supervize) – při vytváření nového partnera došlo k chybě. Je třeba ji opravit a následně znovu schválit.
- Datum objednávky – Datum vytvoření. Klikněte na kalendář a zvolte rozsah „od“ a „do“.
- Objednáno uživatelem – Uživatel, který objednávku vytvořil. Začněte psát jméno uživatele a vyberte ze seznamu.
Pro použití zvolených filtrů klikněte na tlačítko Hledat.
Krok 4 – Detail objednávky
Klikněte na ikonu pro podrobnosti objednávky.
Krok 5 – Akce
Zkontrolujte data. Na základě vašich přístupových práv můžete provést některé z následujících akcí:
- Úprava podrobností / řádků objednávky
- Přidání příloh
- Zobrazení historie změn
- Schválení, Zamítnutí, Zrušení objednávky nebo přidání komentáře pro dalšího schvalovatele (v případě Zamítnutí pro předchozího schvalovatele)
Na následující stránce si projdeme každý z nich.
A) Úprava detailů / řádků objednávky – podle vašich přístupových práv můžete upravit data před schválením nebo zamítnutím objednávky.
B) Přidání příloh: Vložte dokument, který chcete k objednávce přiložit.
C) Historie změn – uživatelé s přístupem vidí:
- Změny workflow – seznam schvalovatelů, kteří objednávku zpracovali.
- Změny dokumentu – klikněte na ikonu šipky pro zobrazení provedených změn v datech objednávky.
D) Schválit, Zamítnout nebo Zrušit a přidat Komentář:
- Schválit – znamená, že provedené změny v dokumentu jsou uloženy, schvalujete správnost údajů a objednávka je odeslána dalšímu schvalovateli (následující krok schvalovacího workflow).
- Zamítnout – použijte v případě, že neschvalujete správnost údajů nebo chcete změnit schvalovací proces (AREA).
- Zamítnout – Schválení klienta = Vrátit předchozímu schvalovateli. Objednávka se vrací o jeden krok zpět podle schvalovací matice. Je nutné přidat komentář.
- Zamítnout – Import = Vrátit objednávku na první krok. Tímto způsobem lze změnit AREA (schvalovací proces) objednávky. Je nutné přidat komentář.
- Zrušit – Smazat dokument / Zastavit celé workflow. Systém vás vyzve k vložení poznámky. Doporučujeme spíše objednávku Zamítnout a upravit její detaily než ji Zrušit.
- Komentář – poznámka, kterou uvidí další schvalovatel. Pokud objednávku zamítnete, komentář se zobrazí předchozímu schvalovateli. I pokud objednávku opustíte bez uložení změn, komentář bude uložen.
