Úvod

Uživatelé zařazení do schvalovací matice klienta mohou spárovat nebo také odpárovat přiřazené objednávky a faktury.

Upozorňujeme, že dostupné akce vždy závisí na vašich individuálních přístupových právech.

Nejčastěji kladené otázky

SPÁROVÁNÍ objednávek a faktur

Krok 1 – Dlaždice

Nejdříve přejděte na dlaždici Schvalování faktur. Zde uvidíte všechny dostupné faktury.

(Ne dlaždici Objednávky. Párování objednávek a faktur se provádí přes zobrazení faktury.)

Krok 2 – Filtry

Můžete použít filtry pro zobrazení pouze vybraných faktur:

• Ikona „v“ – Kliknutím zobrazíte nebo skryjete filtry v horní části obrazovky.
  • Reset filtru – Smaže všechny filtry.
  • Vyhledat – Aplikuje zvolené filtry.

FILTRY:

• Společnost – Zobrazení faktur dle oprávnění uživatele pro jednu nebo více společností.
• ID dokladu – Unikátní identifikační číslo přidělené objednávce v systému TULIP.
• Číslo dokladu – Přiřazeno při vytvoření faktury, automaticky ve formátu rok + čtyřmístné číslo.
• Variabilní symbol – Specifické číslo přiřazené faktuře.
• Typ dokladu – Například přijatá faktura, vydaná faktura apod.
• Dodavatel a zákazník – Nejprve zvolte společnost. Začněte psát název dodavatele/zákazníka a vyberte z nabídky.
• Částka celkem – Lze zadat rozsah „od“ – „do“ a zvolit měnu.
• AREA – Nejprve vyberte společnost, poté zvolte AREA (schvalovací oblast).
• Dimenze a hodnota dimenze – Vlastní účetní kategorie (lze nastavit podle požadavků klienta).
• Filtry podle data – Výběr typu data (např. datum přijetí, splatnosti, importu). Nastavte rozsah od–do.
• Typ záznamu – Ručně nahraný dokument, elektronicky naskenovaný apod.
• Stav dokumentu – Schváleno, Koncept, Import, Oprava atd.
• Čárový kód – Zadejte čárový kód faktury.
• Číslo zaúčtovaného dokladu – Číslo přiřazené faktuře v ERP systému.

Pro použití filtrů klikněte na tlačítko Vyhledat.

Krok 3 – Otevření faktury

Klikněte na první ikonu zleva v řádku pro otevření faktury.

Krok 4 – Přidat detail

Pokud je faktura schválená, klikněte na ikonu Přidat detail souboru.

Krok 5 – Detail

Zobrazí se nové okno. Zde probíhá párování faktur se schválenými objednávkami.

• Do pole Číslo dokumentu začněte psát číslo objednávky.
• Zadejte alespoň 4 znaky, aby se zobrazily návrhy.
• Poté vyberte správné číslo dokumentu objednávky ze seznamu.

• Objednávky se zobrazí pouze v případě, že splňují všechny 3 podmínky:
  • Stav je Schváleno
  • Shodný Partner
  • Shodná Měna
  • V případě částečně spárovaných dokumentů: TULIP zobrazí celkovou i zbývající částku. Takto vidíte, co už bylo spárováno, a můžete zobrazit nebo vybrat jinou objednávku/y k doplnění částky.
  • Objednávky s nulovým zůstatkem (po úplném spárování s fakturou) mají stav „Archivováno“ a nebudou již nabízeny k dalšímu párování.

• Klikněte na ikonu „+“ pro potvrzení a uložení změn.Následující údaje se automaticky předvyplní z přiřazené objednávky:
  • Částka
  • Sazba DPH
  • Celková částka
  • AREA – Po výběru objednávky se AREA (oblast workflow a schvalovatelů) automaticky doplní. Není nutné ji vyplňovat ručně. Lze ji později upravit.

Krok 6 – Potvrzení

Pokud bylo párování úspěšné, na pravé straně obrazovky se zobrazí zelené oznámení.

Krok 7 – Další kroky

Nyní si můžete vybrat z následujících možností:

1. Zobrazit detail objednávky: Klikněte na ikonu „i“. Otevře se nové okno.
2. Odebrat spárování objednávky a faktury: Klikněte na ikonu koše.
3. Spárovat druhou objednávku ke stejné faktuře: Pokud zbývá částka k přiřazení, zobrazí se vpravo nahoře mezi částkami faktury a objednávky. Vyhledejte další číslo objednávky, kterou chcete spárovat se stejnou fakturou, a znovu klikněte na „+“.

Jakmile jsou všechny objednávky spárovány s fakturou, zavřete okno, aby se všechny údaje uložily.

Krok 8 – Potvrzení

Pro kontrolu uložených údajů zkontrolujte počet spárovaných objednávek uvedený v závorce vedle tlačítka Detail souboru v horní části dokumentu. Například „Detail souboru (1)“.

Krok 9 – Další podrobnosti

Můžete přidat přílohu, upravit předvyplněnou AREU nebo přidat poznámku (komentář).

1. Příloha: přiložte dokument, který chcete připojit k faktuře.
2. AREA: klikněte na tlačítko AREA a vyberte z nabídky. Upozornění: změna AREA je v tomto kroku dostupná pouze pro uživatele se speciálním oprávněním. Změna AREA ovlivňuje workflow a mění schvalovací kroky.
3. Komentář: zde můžete vložit poznámku, kterou uvidí další schvalovatel.

Krok 10 – Následující kroky

Schválit – Provedené změny budou uloženy a zároveň potvrdíte správnost údajů. Po úplném spárování objednávky a faktury se stav objednávky změní na „Archivováno“.

Zamítnout

1. Zamítnout – Doublecheck: Vrátí fakturu na začátek schvalovacího procesu. Dokument lze vrátit zpět do validace (první krok OCR skenování / ručního nahrání do TULIPu). Je nutné přidat komentář.
2. Zamítnout – Schvalování klientem: Vrátí fakturu předchozímu schvalovateli. Používá se, pokud neschvalujete správnost údajů. Dokument bude poslán o jeden krok zpět v rámci schvalovací matice/workflow. Je nutné přidat komentář.

Zrušit – Schvalovací proces faktury se zastaví a její stav se změní na „Zrušeno“. Faktura zůstává přístupná v záložce „Všechny dokumenty“. Je nutné přidat komentář. Někteří uživatelé mohou obdržet e-mailové upozornění o zrušení faktury.

Komentář – Upozornění: vše, co zapíšete do pole „komentář“, bude uloženo i bez provedení další akce v rámci schvalovacího procesu faktury.

Krok 11 – Historie dokumentu

V části Historie dokumentu mohou uživatelé s oprávněním vidět číslo spárované objednávky/objednávek a úpravy provedené v dokumentu.

ODPÁROVÁNÍ Objednávek a Faktur

Krok 1 – Dlaždice

Přejděte na dlaždici Objednávky.

(Ne na Schvalování faktur ani Schvalování objednávek.)

Krok 2 – Filtry

Vyberte filtry:

1. Zobrazení nebo skrytí filtrů kliknutím na ikonu „v“ v horní části obrazovky.
2. Filtry
3. Tlačítka používaná pro filtry:
   • Export do Excelu – stáhne tabulku zobrazených objednávek podle aktuálně nastavených filtrů. Doporučuje se nejprve kliknout na tlačítko Hledat, abyste si ověřili, jaká data budou exportována.
   • Reset filtru – smaže nastavené filtry.
   • Počet – zobrazí počet objednávek, které odpovídají filtrům.
   • Vyhledat – použije zvolené filtry.

Možnosti filtrů:

• Klient – Uživatelé vidí objednávky jedné nebo více společností na základě svých přístupových práv.
• Číslo dokladu – Přiděleno při vytváření objednávky, tvořeno rokem a čtyřmístným číslem (0001–9999), přidělováno automaticky. Více společností může mít stejné číslo objednávky.
• Typ objednávky:
  • Standardní objednávka – většina objednávek.
  • Opakující se objednávka – pro pravidelně opakující se objednávky (např. měsíčně), může být automaticky párována s fakturou.
• Částka celkem – Možnost nastavit rozsah „od“, „do“ a měnu objednávky.
• AREA – Kategorie, které určují schvalovací proces a schvalovatele.
• Dodavatel – Začněte psát název a vyberte z nabídky.
• ID – Unikátní identifikační číslo objednávky v rámci platformy TULIP.
• Stav:
  • Schváleno – všechny kroky schvalování byly úspěšně dokončeny.
  • Schvalování klientem (1 až 7 úrovní) – čeká na schválení klientem.
  • Archivováno – objednávka je spárována s fakturou v plné výši.
  • Zrušeno – objednávka byla zrušena během schvalovacího procesu.
  • Rozpracováno (Draft) – objednávka se vytváří, workflow zatím nebyl spuštěn.
  • Import – vráceno k opravě z některého schvalovacího kroku.
  • Dohled – čeká se na vytvoření nového dodavatele.
  • Oprava v dohledu – při vytváření dodavatele nastala chyba, je nutné ji opravit a znovu schválit.
• Datum objednávky – Klikněte na kalendář a nastavte rozsah „od“ a „do“.
• Objednavatel – Uživatel, který objednávku vytvořil. Zadejte jméno a vyberte ze seznamu.

Pro použití vybraných filtrů klikněte na tlačítko Vyhledat.

Krok 3 – Detail objednávky

Klikněte na první ikonu zleva v řádku objednávky pro zobrazení jejího detailu.

Krok 4 – Odpárování

Pokud je faktura schválena, klikněte na ikonu Přidat detail souboru.

Krok 5 – Komentář

Zobrazí se nové vyskakovací okno. Zadejte komentář / poznámku a klikněte na OK.

Krok 6 – Změna stavu

Stav objednávky se změní zpět z „Archivováno“ na „Schváleno“. Tato změna je zaznamenána také v Historii.

Schvalovatel s příslušnými přístupovými právy nyní může znovu zobrazit fakturu (a přiřadit ji k jiným objednávkám).

Pokud si přejete objednávku uzavřít manuálně (nebude již nabízena k párování s fakturami), klikněte na tlačítko Archivovat. Používejte v případech:

1. Faktura k objednávce nikdy nedorazila
2. Opakující se objednávky (Recurrent Orders)