Úvod

Tato příručka obsahuje všeobecný přehled o objednávkách v TULIPu. V tomto dokumentu si projdeme základní informace o modulu, postupu schvalování, notifikacích, zobrazení podrobností objednávky a PDF a reportech.

Zde jsou odkazy na související manuály pro vytváření, schvalování a párování objednávek:

• Vytvoření nové objednávky (jednotlivě / kopírování stávající objednávky / import objednávek)
• Schválení objednávek (včetně exportu)
• Spárování / zrušení párování objednávek

Upozorňujeme, že povolené akce vždy závisí na vašich individuálních přístupových právech.

Nejčastěji kladené otázky

Popis

V dlaždici je k dispozici několik samostatných záložek (v závislosti na vašich přístupových právech). Záložky z modulu Účetnictví v TULIPu používané pro Objednávky:

1. Objednávky – zobrazuje seznam všech objednávek.
2. Schvalování objednávek – vidíte pouze objednávky čekající na vaši akci.

Funkce filtrů, tlačítek a obou pohledů jsou obecně stejné:

1. Otevřete detail objednávky. Kliknutím na ikonu můžete například provést tyto akce:
   • Schválit objednávku – odešle dokument další osobě v procesu schvalování.
   • Zamítnout objednávku – vrátí dokument zpět předchozímu schvalovateli nebo nahrávajícímu uživateli.
   • Zobrazit a upravit detaily faktury – položky, daň, částky, poznámky, historie atd.
2. Stáhnout PDF – dostupné v jakémkoli kroku vytváření/schvalování objednávky.
3. Zobrazit/skrýt filtry
4. Tlačítka:
   • Importovat objednávky – vytvoří více nových dokumentů najednou.
   • Vytvořit novou objednávku – vytvoří nový dokument.
   • Exportovat data do Excelu.
   • Reset filtra
   • Počet objednávek, které odpovídají zvoleným filtrům
   • Vyhledat
5. Zobrazit statusy objednávek (Schválené, Zrušené, Schvalování klientem atd.).
6. Zkopírovat objednávku – zkopíruje některé údaje pro vytvoření podobné nové objednávky.

Workflow

Proces vytváření a schvalování objednávek se nazývá Workflow. Vytváří sérii schvalovacích kroků – tzv. Schvalovací matici, která je nastavena individuálně podle potřeb klienta.

Spuštění workflow

Objednávku obvykle vytváří zákazník. Následně je odeslána na přednastavený počet schvalovacích kroků (1 až 7) podle AREY/ Schvalovací matice.

Ukončení workflow

Objednávku je možné uzavřít několika způsoby:

• Zrušit (Smazat) – je možné ukončit workflow i po jeho spuštění. Klikněte na tlačítko Zrušit v jakémkoli kroku.
• Schválená – po schválení poslední osobou v procesu schvalování získá objednávka status „Schválená“.
• Archivovaná – po spárování objednávky s fakturou získá status „Archivovaná“.
• Manuálně archivovaná – objednávku je možné označit jako „Archivovaná“ bez párování.
• Vrátit objednávku zpět do stavu úprav – Doporučujeme objednávku nesmazávat, ale kliknout na „Zamítnout“. Tím se vrátí na první krok a uživatel může dokument kompletně upravit.

Notifikace

Uživatelé, kteří jsou součástí procesu schvalování objednávek, dostávají e-mailové notifikace. Ty je informují o změnách nebo připomínají potřebné kroky. Frekvenci a rozsah příjemců nastavují administrátoři TULIP dle požadavků klienta. Uživatelé se mohou z odběru odhlásit a opět obnovit odběr určitých typů notifikací. Níže jsou uvedeny nejčastěji používané notifikace:

• Notifikace pro tvůrce objednávky (zákazníka) po posledním kroku schvalování – po dokončení schvalování je tvůrci odeslán e-mail s PDF přílohou finální schválené objednávky.
• Schválení objednávky – seznam objednávek, které byly schváleny jednotlivými schvalovateli dle AREY. Odesílá se jednou denně.
• Zrušení objednávky – seznam objednávek, které byly zrušeny jednotlivými schvalovateli. Odesílá se jednou denně.

Zobrazení objednávek

Objednávky lze zobrazit dvěma hlavními způsoby:

A) V PDF náhledu – zobrazí automaticky vygenerovaný, neupravitelný PDF dokument v kompaktním formátu, který lze snadno stáhnout a vytisknout.

B) V detailu objednávky – zde mohou uživatelé provádět akce (upravit, schválit, zamítnout, přidat poznámku atd.).

PDF náhled

Krok 1 – Dlaždice

Přejděte na dlaždici Objednávky. Sjeďte dolů k řádkům, kde jsou jednotlivé objednávky.

Krok 2 – PDF

Na začátku řádku klikněte na ikonu PDF. Je to možné v jakémkoli kroku vytváření/schvalování objednávek, i pokud je objednávka uzamčena.

Upozorňujeme, že pokud osoba v objednávce provede změny, neuvidíte je během úprav, ale až po uložení změn a opuštění objednávky (čímž se znovu odemkne).

Krok 3 – Příklad šablony PDF

PDF soubory se vytváří pomocí šablon. Šablonu lze přizpůsobit individuálním potřebám klienta. Toto je výchozí šablona.

Dokument lze automaticky podepsat – buď autorem objednávky, nebo posledními dvěma schvalovateli. Zaměstnanci nahrávají své podpisy do dlaždice Můj profil.

Zobrazení detailu objednávky

Krok 1 – Dlaždice

Přejděte na dlaždici Objednávky. Sjeďte dolů k řádkům, kde jsou jednotlivé objednávky.

Krok 2 – Zobrazení objednávky

Na začátku řádku klikněte na ikonu PDF.

Pokud je objednávka momentálně otevřena jiným uživatelům, je uzamčena a vy k ní nemáte přístup současně. Tato ikona se stane neviditelnou. Když z objednávky uživatel odejde, bude to opět možné.

Krok 3 – Detail objednávky

V závislosti na vašich přístupových právech si nyní můžete prohlédnout některé údaje a provést některé akce.

Více informací bude popsáno v jednotlivých manuálech k Objednávkám.

Chcete-li odemknout detail Objednávky, aby do něj mohla vstoupit jiná osoba, klikněte na šipku vlevo.

Reporty

Zde naleznete několik typů souhrnů souvisejících s objednávkami. Umožňuje vám rychle filtrovat určité údaje, exportovat objednávky do excelovského listu a mnoho dalšího.

Upozorňujeme, že zobrazení přehledů je povoleno pouze uživatelům s přidělenými přístupovými právy.

Krok 1 – Dlaždice

Přejděte na dlaždici Reporty.

Krok 2 – Zvolte report

Reporty k Objednávkám:

• Všechny dokumenty s propojenými objednávkami – Seznam všech faktur, některé z nich jsou spárovány s objednávkami.

• Propojené objednávky – Seznam všech objednávek, které jsou spárovány s fakturou.

• Objednávky – Všechny objednávky. Toto zobrazení zobrazuje všechny objednávky, dokonce i ty, které ještě nejsou spárovány.

A) Všechny dokumenty s propojenými objednávkami

Seznam všech faktur – některé z nich budou spárovány s objednávkami (a zbývající částka). Ne všechny objednávky se zobrazí.

Vlevo: Informace o faktuře                  Vpravo: Informace o objednávce

1. Filtr
2. Tlačítka: Export do Excelu obsahuje více sloupců pro podrobnější zobrazení.
3. Ikony (vpravo a vlevo) – zobrazení podrobností o jednotlivé faktuře/objednávce.

Upozorňujeme, že pokud faktura ještě není spárována s žádnou objednávkou, pravá část jejího řádku je prázdná.

V případě více faktur spárovaných s jednou objednávkou jsou k dispozici dva nebo více řádků s fakturami, přičemž každý z nich má v pravé části řádku stejnou objednávku.

B) Propojené objednávky

Přehled všech spárovaných objednávek s informací, která faktura je spárována. Nejsou zobrazeny všechny faktury. Zbývající (nespárovaná) částka je zvýrazněna tučným písmem.

1. Filtr
2. Tlačítka: Použít filtr, Reset filtrů nebo Export
3. Ikony (vpravo a vlevo) – zobrazení podrobností o jednotlivé faktuře/objednávce.

C) Detail objednávky

Přehled všech objednávek. Obsahuje informace o tom, zda je objednávka spárována nebo ne (ano/ne). Zobrazíte pouze objednávky, které jsou spárovány / pouze objednávky, které nejsou spárovány pomocí filtrů.

a. Filtr

b. Tlačítka: Použít filtr, Reset filtrů nebo Export

c. ID Objednávky – klikněte pro zobrazení podrobností o jednotlivé objednávce.

d. Spárované – informace o tom, zda je objednávka již spárována nebo ne.