Úvod
Accace Office je nástroj pro usnadnění administrativních činností. Dostupné jsou funkce virtuální asistence, spravování dokumentů, komunikace s externími poskytovateli/úřady, a různé jiné funkce, které Accace klientům poskytuje.
Upozorňujeme, že zobrazení TULIPu, které vidíte, vždy závisí na vlastních požadavcích a nastaveních přístupu do TULIPu pro vás a vaši společnost. Ne všichni uživatelé využívají Accace Office.
Funkce
✔ Služba Recepce a podpora umožňuje využít virtuální asistenci.
✔ Možnost digitalizovat, ukládat a třídit dokumenty v sekci Kancelář.
✔ Připravit podklady pro účetní a daňové poradce a přijímat jejich výstupy.
✔ Monitorovat obchodní partnery, popř. další subjekty, v insolvenčním rejstříku a včas upozornit na zahájení jejich insolvenčního řízení.
✔ Automatizované úložiště a třídění pro korespondenci.
✔ Přístup k vašemu elektronickému podpisu.
✔ Spravovat SocioRating – Službu na hodnocení vztahu zaměstnanců k zaměstnavateli.
Nejčastěji kladené otázky
Kdo má k této funkci přístup?
Každý klient má v TULIPu svůj vlastní individuální účet. Může si zobrazovat a přistupovat k dlaždicím, jejichž funkce závisí na tom, zda je služba zakoupena a aktivována.
Účetní/poradce má v TULIPu svůj vlastní individuální účet. Má přístup k určeným dlaždicím, ve kterých sdílí dokumenty s klientem (v dlaždicích „Účetnictví“ nebo „Daně“ nebo ve třetí sekci prostřednictvím dlaždic pro sdílení a archivaci dokumentů, s výjimkou dlaždice „Důvěrné“).
Asistent (recepce / technická podpora) má v TULIPu svůj vlastní uživatelský účet. Má přístup k dlaždicím, kde komunikuje s klientem o jeho požadavku a sdílí s ním dokumenty.
Jak mohu kontaktovat podporu?
V případě problémů s Accace Office použijte tyto kontaktní informace:
- K dispozici ve všední dny od 8:00 do 17:00.
- Můžete přidat snímek obrazovky.
- Odpověď přijde buď e-mailem, nebo telefonicky.
Dlaždice
Domovská stránka obsahuje tři sekce dlaždic:
- Osobní sekce
- Služby
- Kancelář
1.Osobní sekce
Můj profil
Obsahuje osobní informace o klientovi-uživateli (jméno, e-mail, jedinečné osobní číslo TULIP účtu). Umožňuje změnit heslo. Doporučujeme zde doplnit telefonní číslo pro efektivnější komunikaci ohledně požadovaných služeb či případných technických problémů.
Manuály
Webové stránky s uživatelskými příručkami:
- Informace o Accace Office
- Návody jak postupovat, pokud potřebujete pomoc s vašim přihlášením apod.
- Přehled pro různé jiné funkce TULIP-u
Recepce a podpora
Dlaždice umožňuje zadávat požadavek pro:
- Recepci – administrativní podpora, asistence
- Technickou podporu
A) Recepce
Příklady službeb virtuální asistence:
- zformátování textů, příprava prezentací,
- rezervace hotelů, rezervace letenek, objednání taxi
- telefonická komunikace s klienty, přesunutí termínu schůzky,
- zasílání e-mailových nabídek, hromadné odpovědi,
- vyzvednutí zásilky, vyřízení úřední pochůzky (Praha)
Akce:
- Odeslat – Požadavek ihned odešle na recepci.
- Uložit – Pokud chcete požadavek uložit a později editovat.
- Zavřít – Opustit formulář bez uložení nebo zaslání.
B) Technická podpora
- Problémy s přístupy se zobrazením Accace Office/TULIP.
- Možnost přidat i elektronickou přílohu, screenshot atd.
- K dispozici ve všední dny od 8–17 hodin.
- Odpověď přijde buď e-mailem nebo telefonicky.
- Kontakt:
Akce:
- Odeslat – Požadavek ihned odešle na oddělení podpory.
- Uložit – Pokud chcete požadavek uložit a později editovat.
- Zavřít – Opustit formulář bez uložení nebo zaslání.
Reporty
Seznam aktuálních i uzavřených požadavků:
- pro recepci
- na technickou podporu
- požadavky na SocioRating
Požadavky můžete:
A) Filtrovat – vyberte filtr (společnost, datum, uživatel, typ požadavku, stav)
B) Obnovit údaje – aktualizace tabulky, dat
C) Reset filtru – vymaže všechny zvolené filtry
D) Export – stáhnout soubor programu Excel
E) Stav – barevné označení požadavků
- Zelená = Zpracovaný požadavek
- Modrá = Nový požadavek
F) Seřadit – klikněte na název sloupců
G) Zobrazovat – klikněte na ID požadavku a zobrazí se vám detail žádosti
eShop
Přímý odkaz na webové stránky společnosti Accace.
- Možnost zakoupení kreditů na využívání služeb Virtuální asistence – Recepce
- Nákup dalších služeb.
2.Služby
Účetnictví
Úložiště dokumentů, které združuje účetní dokumenty jako např. Účetní závěrky, reporty apod.
Sdílení a přístup do dokumentů:
- Accace účetní
- Vaší vlastní účetní – Pokud máte zájem, vytvoříme ji samostatný účet se speciálními právy, kde vaše účetní uvidí pouze dlaždice určené ke správě účetnictví (např. přijaté a vydané faktury, bankovní výpisy, dokumenty z pokladny atd.). Pro připojení účetního do TULIPu se obraťte na:
Daně
Úložiště dokumentů, které združuje dokumenty daňové povahy jako daňové přiznání, podklady pro daňové poradce atd.
Sdílení a přístup do dokumentů:
- Accace daňový poradce
- Váš vlastní daňový poradce – Pokud máte zájem, vytvoříme samostatný účet se speciálními právy, kde váš poradce uvidí pouze dlaždice určené ke správě daní. Pro připojení vašeho daňového poradce do TULIPu se obraťte na:
Správa korespondence
Autmatizované úložiště dokumentů z korespondence (e-maily, papírová pošta) a také z datové schránky. Nemusíte si ručně nic ukládat.
Accace Robot – Dle vašich požadavek automaticky zatřídí dokumenty do určených složek. K zajištení spravování datové schránky vám zašleme plnou moc, kterou potřebujeme s vaším úředně ověřeným podpisem.
Hlídač
Automatizované úložiště dokumentů – monitoruje zůstatky na daňových účtech a hlídá insolvence u partnerů. Disponuje také funkcí zasílání e-mailové notifikace / SMS.
Hlídač DIS+
- Monitoruje zůstatky na vašich daňových účtech.
- Robot pravidelně ukládá report do složky DIS+.
- Pouze v případě nedoplatku vám zašle notifikaci nebo SMS s upozorněním.
Insolvence
- Monitoruje obchodní partnery, popř. další subjekty v insolvenčním rejstříku, které uvedete v této složce v seznamu sledovaných subjektů.
- Upozorňuje na zahájení insolvenčního řízení notifikací nebo SMS s upozorněním.
Legal Systems
Přímý odkaz na webové stránky přihlášení do Legal systems – služeb pro digitalizaci práva.
Funkce:
- Generování smluv – automaticky z formulářů a doplněním údajů, různé formáty smluv
- Elektornický podpis – s časovým razítkem a certifikátem
- Ověřování osob – strojová analýza dokladů, sankční seznamy, BankID
- další jiné služby.
SocioRating
Vytvořte poptávku pro aplikaci SocioRatingu – hodnocení atmosféry, analýzu a měření angažovanosti zaměstnanců a jiné – ve vaší společnosti.
SocioRating měří:
- kvalitu sociálního prostředí
- co ovlivňuje výkonnost lidí
- loajalitu
- jaký dopad má způsob podnikání na společnost
- nakolik se zaměstnanci s organizací identifikují
- spokojenost zaměstnanců
- míru podpory inovace
- jak lidé hodnotí styl vedení, organizaci práce, firemní kulturu, hodnoty, komunikaci a další.
Zadání poptávky / žádost o kontakt přes TULIP:
3.Kancelář
Sekce Kancelář slouží jako digitální „šanony“ pro roztřídění, sdílení a archivaci různých typů dokumentů podle typu a data. Umožňuje sdílení dokumentů mezi účetním/daňovým poradcem a klientem. Speciální dlaždice „Důvěrné“ není pro účetních/daňové poradce k dispozici – je viditelná a přístupná pouze pro klienta a Accace. Na nově uložené dokumenty jste upozorněni e-mailovou notifikací.
Můžete zde ukládat a sdílet dokumenty z:
- datové schránky
- e-mailu
- papírové pošty
- vlastního úložiště