Funkce Správce souborů se používá k přístupu k souborům a složkám.
Dlaždice
- Správce souborů – obecný přístup do kořenové složky společnosti
- Moje dokumenty – přístup do vlastní složky zaměstnance, toto místo slouží k sdílení dokumentů mezi HR a zaměstnanci
- Nápověda – v této dlaždici jsou obvykle uloženy interní návody, manuály vaší společnosti
- Mzdové podklady – slouží k nahrávání dokumentů pro zpracování mezd
- Různé další dlaždice specifické pro klienty – přizpůsobené dlaždice s vlastním názvem, designem, funkcí, úložištěm, přístupy, s vlastním pracovním tokem a schvalovacími postupy. Tyto dlaždice mohou mít i jiná nastavení, než jsou popsány v tomto manuálu.
Upozorňujeme, že nastavení TULIP-u, které vidíte, vždy závisí na vlastních požadavcích a nastavení přístupu do TULIP-u pro vaši společnost. Ne všechny společnosti používají funkci Správce souborů.
Jak to funguje?
Soubory mohou být snadno sdíleny a upravovány více zaměstnanci, v závislosti na jejich právech přístupu. Funguje to podobně jako složky na vašem PC. Je možné provést tyto akce:
- Vytvořit
- Seřadit
- Zobrazit historii
- Stáhnout
- Přesunout
- Smazat
- Přejmenovat
- Přidat informační ikonu Osobní údaje
- Účastnit se v pracovním toku – workflow (nahrávat, schvalovat nebo zamítat soubory týkající se mezd, výplatní pásky nebo například daňové soubory)
Kliknutím sem zobrazíte návod, jak tyto akce v TULIPu provádět.
Pracovní postup (Workflow)
Existují statické složky nebo složky s pracovním postupem. Pracovní postup je proces, v kterém je jeden soubor poslán přes sérii kroků a uživatelů. To umožňuje každému v pracovním postupu účastnit se (zobrazit, nahrát, schválit nebo zamítnout) vždy v závislosti na jeho/jejích právech přístupu.
Mzdové a daňové složky
Složky mezd jsou specifická struktura složek s pevným pracovním postupem.
Jde například o vstupy, výstupy či výplatní pásky.
Tyto složky se vytvářejí automaticky v pravidelných intervalech (měsíčně, ročně a pod).
Výplatní pásky
Existují pravidla pro nahrávání výplatních pásek.
Například, pokud je 1562 osobní číslo zaměstnance, název souboru bude:
1562-Smith Jason-May-2022.pdf
Také po osobním čísle musí následovat jeden z těchto znaků, aby oddělil osobní číslo od zbytku názvu souboru: Podtržítko, tečku nebo pomlčku.
Úrovně přístupu
A) Obecně
Jen na čtení
✔ číst soubory ve složce
❌ není možné nahrávat, přesouvat, přejmenovávat, odstraňovat ani soubory ani složky
Psát
✔ nahrát nové soubory do složky
✔ přesunout existující soubory ve složce
✔ odstranit existující soubory ve složce
❌ není možné přesunout, přejmenovat, odstranit samotnou složku, do které má osoba právo přistupovat
❌ není možné vytvářet nové složky
Plný přístup
✔ číst soubory ve složce
✔ nahrát soubory do složky
✔ přesunout soubory ve složce
✔ odstranit soubory ve složce
✔ přesunout složku
✔ přejmenovat složku
✔ odstranit složku
B) Delegace
Když je jiný uživatel přihlášen do druhého účtu v režimu delegace:
✔ stejná práva přístupu k souborům a složkám
❌ přístup k těm, které obsahují osobní údaje, je zamítnut (například výplatní pásky nejsou viditelné)
C) Mzdy a daně
Protože se tyto složky vytvářejí automaticky, a řídí se pevnými pravidly:
❌ není možné změnit název Mzdové/Daňové složky
❌ není možné odstranit složku Mzdové/Daňové složky nebo odstranit měsíční/roční podsložky
❌ nikdo nemůže vytvořit podsložku v Mzdové/Daňové složce
Jednotliví zaměstnanci (příjemci výplatních pásek):
✔ mohou číst vlastní výplatní pásky a daňové soubory
Zaměstnanci mzdového účetnictví:
✔ mohou nahrávat soubory – výplatní pásky a daňové soubory
✔ mohou přejmenovat soubory uvnitř v složce
✔ mohou odstranit soubory uvnitř v složce
✔ mohou přidávat soubory dovnitř složky