Tento manuál obsahuje obecný přehled o spracování mezd – o vstupech, výstupech a výplatních páskách. Je určen především mzdovým účetním a osobám, které tyto údaje zpracovávají.

Zaměstnanci na konci tohoto procesu najdou svou výplatní pásku na svém účtu- v TULIPu. Další informace naleznete v této příručce: Moje výplatní pásky.

Upozorňujeme, že nastavení TULIP-u, které vidíte, závisí vždy na individuálních požadavcích a nastavení přístupu do TULIP-u pro vaši společnost. Ne všechny společnosti využívají funkci Payroll (mzdového účtování).

Umístnění mzdových složek v TULIPu

Jde o specifickou strukturu složek (součást funkce Správce souborů) s pracovním postupem.

Tyto složky jsou automaticky generovány každý měsíc.

1. Základní, Výchozí složka: Výchozí složka » Krajina klienta » Název klienta » Payroll (Mzdové účtování)
2. Aktuální proces: Výchozí složka » Krajina klienta » Název klienta » Payroll » Rok » Měsíc
3. Vstupy / Podklady (soubory odesílané od klientů k poskytovateli mzdových služeb): Výchozí složka » Krajina klienta » Název klienta » Payroll » Rok » Měsíc » Vstupy (Inputs)
4. Výstupy (soubory připravené poskytovatelem mzdových služeb): Výchozí složka » Krajina klienta » Název klienta » Payroll » Rok » Měsíc » Výstupy (Outputs)
5. Finální výstupy (konečné soubory připravené poskytovatelem mzdových služeb): Výchozí složka » Krajina klienta » Název klienta » Payroll » Rok » Měsíc » Finální výstupy (Final outputs)
6. Výplatní pásky (obvykle jeden soubor pro každého zaměstnance v příslušném měsíci): Výchozí složka » Krajina klienta » Název klienta » Payroll » Rok » Měsíc » Výplatní pásky
7. Vlastní složka: Výchozí složka » Krajina klienta » Název klienta » (struktura složky nebo složek může být nastavena podle vašich požadavků).

Pracovní postup

Je to proces, při kterém se jeden soubor posílá přes sérii kroků, zaměstnanců. Toto umožňuje klientovi a jeho poskytovateli mzdových služeb vyměňovat si měsíční mzdová data – jedna strana nahrává soubory pro druhou. Všechny akce závisí na přístupových právech jednotlivých zaměstnanců. Je možné nastavit různý počet kroků schvalování.

Aktuální stav workflow ve složkách je vždy zobrazen jako ikona : workflow není spuštěno (černá), workflow probíhá/čeká na akci (modré), workflow skončilo (zelená).

Stav pracovního postupu můžete vidět na vrchu, uvnitř v souborech.

1. Zaměstnanec mzdového oddělení dostane e-mailové upozornění a úkol v TULIP-u.
2. Volitelné – Manažer dostane e-mailové upozornění a úkol v TULIP-u.
3. Na konci pracovního postupu mezi zaměstnanci mzdového oddělení dostane zaměstnanec společnosti, pro kterou se mzdy zpracovávaly, e-mailové upozornění a vlastní výplatní pásku v dlaždici Moje výplatní pásky.

Upozorňujeme, že hlavní přístupy pro zaměstnance mzdového oddělení jsou: pro osobu, která zpracovává, stahuje, nahrává dokumenty do TULIP-u, a pro osobu, která to schvaluje. Může se jednat o více zaměstnanců nebo jen jednoho zaměstnance. Pokud schvalovatel odmítne některé dokumenty, vrátí se k nahrávajícímu na opravu.

Dlaždice

Akce

Když nahráváte soubory do složky Payroll a zodpovědná osoba je schválí, relevantní zaměstnanci mohou tyto soubory vidět, zpracovávat a stahovat.

E-mailové upozornění JE odesláno povoleným zaměstnancům.

Můžete odstranit jakýkoli soubor. Soubor je pouze odstraněn ze složky a zaměstnanci jej již nemohou vidět, zpracovávat nebo stahovat.

E-mailové upozornění NENÍ odesláno.

Nepovolené akcie

Pracovní postup je spojen s každou složkou Payroll, z tohoto důvodu nemůžete:

• změnit název složky Payroll (můžete přejmenovat pouze soubory uvnitř)
• smazat složku Payroll nebo měsíční podsložky (můžete smazat pouze soubory uvnitř)
• vytvořit podsložku ve složce Payroll (můžete přidat pouze soubory do této složky)

Výplatní pásky

Existují pravidla pro nahrávání výplatních pásek.

Například, pokud je 1562 osobní číslo zaměstnance, název souboru bude:

1562-Smith Jason-May-2022.pdf

Také po osobním čísle musí následovat jeden z těchto znaků, aby oddělil osobní číslo od zbytku názvu souboru: Podtržítko, tečku nebo pomlčku.

Procesní mapa