Úvod
Uživatelé s administrátorským přístupem k nastavením mají přístup přidávat a upravovat zaměstnanecké účty, nebo i ukončovat, odstraňovat účty a jejich přístupová práva. Po založení profilu uživatelé (pouze ti bez jednotného přihlášení – SSO) aktivují svůj účet přes link v uvítací notifikaci zaslanou na jejich e-mail.
Vezměte prosím na vědomí, že nastavení TULIP, které se vám zobrazí, vždy závisí na vašich vlastních požadavcích a nastavení přístupu TULIP pro vaši společnost. Ne všechny společnosti používají roli HR Administrátor.
Nejčastěji kladené otázky
Proč je třeba poslat upozornění novému uživateli?
Uživatelé bez přihlášení přes SSO si nemohou aktivovat své účty v TULIPu a přistupovat k údajům bez tohoto e-mailového upozornění. Ujistěte se, že jste oznámení odeslali ihned, naplánovali datum a čas poslání nebo plánované notifikace hromadně importovali.
Je možné účty také odstranit?
Ano, oprávněné osoby mohou ukončit pracovní poměr nebo dokonce trvale vymazat účet.
Vytvořit nový profil v TULIPu
Krok 1 – Dlaždice
Přejděte na dlaždici Admin.
Vyberte možnost Zaměstnanci.
V případě potřeby si můžete vybrat společnost a filtry. Existují skryté rozšířené filtry – klepněte na malou šipku pro jejich zobrazení. Potom klepněte na Vyber.
Krok 2 – Nový zaměstnanec
Klikněte na Nový zaměstnanec.
Krok 3 – Údaje o uživateli
Musíte vyplnit pole s oranžovým pruhem:
- Osobní číslo – Osobní číslo je klíčová informace zejména pro klienty, kteří využívají nebo budou využívat distribuci výplatních pásek. Na základě tohoto jedinečného osobního čísla jsou všechny nahrány výplatní pásky přiřazeny zaměstnancům.
- Primární e-mail – Zde se odesílají i notifikace.
- Jazyk
- Jméno
- Příjmení
- Zobrazené jméno – Toto je celé jméno (podívejte se do pravého horního rohu obrazovky). Nejprve vyplňte samostatně JMÉNO a PŘÍJMENÍ v polích výše. Potom klikněte na prázdné pole v řádku ZOBRAZOVANÉ JMÉNO a automaticky se vytvoří jméno složené ze zadaného jména a příjmení. Můžete změnit, smazat nebo přidat další informace, například přidat „HR“ před jméno a příjmení.
- Pracovní poměr od – Datum začátku smlouvy/nástupu.
Odeslat oznámení – Vyplňte datum a čas, kdy uživatel dostane e-mailovou notifikaci, díky které si může účet aktivovat a přistupovat k němu. Pokud je např. datum nástupu za dva týdny, nastavte oznámení na ten den.
Pokud zaměstnanec používá SSO, jednotné přihlášení, není k aktivaci jeho účtu nutné žádné uvítací notifikace. Pokud notifikaci odešlete, TULIP jej automaticky rozpozná na základě způsobu přihlášení ve firmě a odešle speciální e-mail. Zaměstnanec obdrží informativní e-mail a poté se může přihlásit pomocí firemního e-mailu/uživatelského jména a hesla.
Krok 4 – Přístupová práva
Posuňte se na stránce nahoru.
Vyberte druhou kartu s názvem Přiřazené role zabezpečení.
Krok 5 – Výběr rolí
Role/přístupy se mohou přidávat jednotlivě podle postupu níže nebo hromadně pro více zaměstnanců najednou.
V levém seznamu rolí vyhledávejte. Na roli klikněte dvakrát, abyste ji přidali do pravého seznamu.
Pouze role na pravé straně budou přidány uživateli. Některé role mohou být automaticky v pravém sloupci, tedy jsou přednastaveny pro všechny nové zaměstnance.
A) Společnost – pokud má zaměstnanec dostat práva i do jiné společnosti, klikněte na toto pole a vyberte společnost ze seznamu.
B) Filtruj role na základě – pokud má zaměstnanec dostat určitá práva, jaká má jiný uživatel, klikněte na toto pole a zvolte zaměstnance. Práva jsou vyfiltrována vždy jen v aktuálně zvolené společnosti.
C) Dvojitá šipka – pokud chcete hromadně přiřadit stejná práva, jako jiný uživatel. Nejprve vyberte společnost (A) a zaměstnance (B). Potom klikněte na tuto šipku a všechny role se přiřadí – přesunou do pravého sloupce.
Například můžete přidat tyto role:
Attendance_active_user – poskytuje přístup k dlaždici „Moje docházka“
File_reader_help – poskytuje přístup k dlaždici „Pomoc“
Payroll_employee – poskytuje přístup k dlaždici „Moje výplatní pásky“
Krok 6 – Uložit
Klikněte na ULOŽIT A ZPĚT. Tím se uloží všechny změny a vrátíte se zpět do seznamu Zaměstnanců.
Krok 7 – Notifikace
Pokud jste odeslání oznámení nenastavili přímo v profilu, můžete ještě aktivační e-mail zaměstnancovi poslat teď.
Přejděte k jeho/jejímu jménu. Pokud nemůžete najít zaměstnance/-y, postupujte podle manuálu jak najít zaměstnance v TULIPu.
Klikněte na ikonu obálky, abyste odeslali oznámení. Klikněte na OK. Oznámení je odesláno okamžitě.
Pokud zaměstnanec používá SSO, jednotné přihlášení, není k aktivaci jeho účtu nutné žádné uvítací notifikace. Pokud notifikaci odešlete, TULIP jej automaticky rozpozná na základě způsobu přihlášení ve firmě a odešle speciální e-mail. Zaměstnanec obdrží informativní e-mail a poté se může přihlásit pomocí firemního e-mailu/uživatelského jména a hesla.