Úvod

Tento manuál obsahuje všeobecný přehled o fungování Delegování v TULIP-u. Některé společnosti také používají možnost zástupu, “Stand-in” – automatické delegování na určenou osobu při vytvoření požadavku v docházce nebo při tvorbě plánu pracovní cesty. Delegování umožňuje jednomu zaměstnanci používat účet jiného zaměstnance k vykonávání některých jeho úkolů. Existují dva typy Delegování:

• Základní delegování (používá většina uživatelů)
• Vynucené delegování (používá se v některých speciálních případech, např. správci lidských zdrojů mohou mít přístup).

Upozorňujeme, že nastavení TULIP-u, které vidíte, vždy závisí na individuálních požadavcích a nastaveních přístupu do TULIP-u pro vaši společnost. Ne všechny společnosti využívají funkci Delegace nebo Vynucené delegace.

Nejčastěji kladené otázky

Jak se přihlásím do profilu, který mi byl delegován?

Přihlaste se na svůj vlastní profil v TULIPu. Potom přepněte svůj účet na delegovaný účet kliknutím na šipku vedle svého jména – můžete také postupovat podle tohoto návodu.

Základní delegování

Základní delegace: To znamená, že delegujete své úkoly jinému uživateli. Uživatel dostává e-mailové upozornění o začátku/konci delegace. Tuto funkci obvykle využívají manažeři k delegaci svých úkolů jiným kolegům na stejné manažerské úrovni.

Přejděte do svého profilu a vyberte osobu v části Delegování – můžete postupovat podle tohoto návodu. Některé společnosti také používají možnost zástupu, “Stand-in” – automatické delegování na určenou osobu při vytvoření požadavku v docházce nebo při tvorbě plánu pracovní cesty.

Co umožňuje základní delegování:

✔ umožníte přístup k vašemu účtu a úkolům jinému uživateli (který je na stejné manažerské úrovni přístupu do TULIP-u)

✔ je možné umožnit přístup i uživatelům, kteří jsou zaměstnáni v jiné společnosti (pokud je toto nastavení pro obě společnosti povoleno)

✔ všechny změny jsou zaznamenány do historie v TULIP-u s oběma jmény

✔ oba zaměstnanci dále dostávají e-mailová upozornění na nové úkoly

✔ vlastník účtu dostává e-mailové upozornění o nové delegaci

❌ není umožněn přístup k výplatním páskám nebo jiné osobní dokumentaci delegovaného účtu (GDPR)

❌ omezený přístup k prohlížení Hotline pro delegáty (v některých případech lze přístup nastavit i tam, ale uživatelé si musí být vědomi, že některé citlivé osobní údaje – např. výplatní pásky – mohou být prohlíženy jinými uživateli).

Vynucené delegování

Vynucená delegace: To znamená, že si přiřadíte delegaci – umožníte si přístup k účtu jiného uživatele. Majitel účtu neobdrží e-mailové upozornění o začátku ani konci delegování jeho účtu. Vynucenou delegaci mohou obvykle využívat pouze pověření HR administrátoři.

Co umožňuje vynucené delegování:

✔ někteří uživatelé (např. manažer lidských zdrojů) mohou mít povoleno delegaci vzít od uživatele sami

✔ je možné umožnit přístup do účtu i těm uživatelům, kteří jsou zaměstnáni v jiné společnosti (pokud je toto nastavení pro obě společnosti povoleno)

✔ všechny změny jsou zaznamenány do historie v TULIP-u s oběma jmény

✔ oba zaměstnanci dále dostávají e-mailová upozornění na nové úkoly

❌ zaměstnanec nedostane e-mailové upozornění o začátku ani ukončení delegování jeho účtu

❌ není umožněn přístup k výplatním páskám nebo jiné osobní dokumentaci delegovaného účtu (GDPR)

❌ omezený přístup k prohlížení Hotline pro delegáty (v některých případech lze přístup nastavit i tam, ale uživatelé si musí být vědomi, že některé citlivé osobní údaje – např. výplatní pásky – mohou být prohlíženy jinými uživateli).

Příklady

• Manažer A deleguje práva Manažerovi B. Oba manažeři dostávají stejné e-mailové upozornění z účtu Manažera A.

• Manažer A deleguje práva Manažerovi B. A také Manažer B deleguje práva Manažerovi C. Nyní Manažer C vidí pouze účet Manažera B (a ne Manažera A).

• Manažer A deleguje práva Manažerovi B. Manažer C chce delegovat práva Manažerovi A, ale neví, že Manažer A už delegoval práva někomu jinému. Možná nebude schopen plnit delegované povinnosti. Zobrazí se vyskakovací okno s upozorněním o této skutečnosti – Manažer C může na základě této informace rozhodnout, zda chce přesto práva delegovat této osobě, nebo ne.