Tento manuál obsahuje návody na procesy spojené se zpracováním (mzdových dokumentů) ze strany zpracovatele mezd. Jedná se o specifickou strukturu složek s přednastaveným schvalovacím postupem. Mzdové složky se automaticky generují každý měsíc.
Manuál ze strany Klienta je popsán samostatně.
Základní postup:
- Nahrání podkladů (Klient)
- Schválení podkladů (zpracovatel mzd)
- Nahrání výstupů / výplatních pásek (zpracovatel mezd)
- Schválení výstupů / výplatních pásek (Klient)
Upozorňujeme, že nastavení TULIPu, které vidíte, vždy závisí na individuálních požadavcích a nastavení přístupu do TULIPu pro vaši společnost. Ne všechny společnosti využívají funkci Payroll (mzdového účetnictví).
Aktuální stav workflow ve složkách je vždy zobrazen jako ikona : workflow není spuštěno (černá), workflow probíhá/čeká na akci (modré), workflow skončilo (zelená).
Schválení PODKLADŮ
Od klienta jste dostali soubory potřebné pro výpočet mezd (například údaje o docházce zaměstnanců, bonusy atd.) přes TULIP.
Soubor je obvykle ve formátu .csv /.xls.
Krok 1 – Dlaždice
Jděte na dlaždici Moje úkoly.
Krok 2 – Moje požadavky
Najděte kategorii Pořízení dat (zpracování podkladů). Klikněte na konkrétní úkol tohoto měsíce.
Krok 3 – Schválení podkladů
Jste přesměrováni do aktuální složky Inputs – Vstupy. Cesta k této složce je zobrazena na obrázku.
Klikněte na název dokumentu pro jeho stažení.
Klikněte na Schválit.
Pokud kliknete na křížek, vrátí se dokument osobě, která ho nahrávala, aby ho opravila/změnila.
Krok 4 – Komentář
Zobrazí se vyskakovací okno – pokud chcete, přidejte sem komentář k dokumentům, například pokud je něco potřeba opravit a podobně.
Klikněte na OK.
Nahrání VÝSTUPŮ
Od klienta jste dostali soubory potřebné pro výpočet mezd (například údaje o docházce zaměstnanců, bonusy atd.) přes TULIP.
Soubor je obvykle ve formátu .csv /.xls.
Krok 1 – Dlaždice
Jděte na dlaždici Moje úkoly.
Krok 2 – Moje požadavky
Najděte kategorii mzdové výstupy. Klikněte na konkrétní úkol tohoto měsíce.
Krok 3 – Schválení podkladů
Jste přesměrováni do aktuální složky Outputs – Výstupy. Cesta k této složce je zobrazena na obrázku.
Klikněte na Přidat soubory pro nahrání dokumentů pro Klienta.
- Klikněte na tlačítko Schválit. Musí být schválený, aby byl viditelný pro Klienta.
- Pokud kliknete na křížek, vrátí se dokument osobě, která ho nahrávala, aby ho opravila/změnila.
Krok 4 – Komentář
Zobrazí se vyskakovací okno – pokud chcete, přidejte sem komentář k dokumentům, například pokud je něco potřeba opravit a podobně.
Klikněte na OK.
Nahrání VÝPLATNÍCH PÁSEK
Nahrané soubory musí být v určeném formátu a musí obsahovat osobní číslo zaměstnance na začátku. Tímto způsobem je soubor automaticky poslán pouze správnému zaměstnanci.
Pokud posíláte výplatní pásky klientům, jsou rozeslány zaměstnancům, jakmile je klient schválí.
Krok 1 – Dlaždice
Jděte na dlaždici Moje úkoly.
Krok 2 – Moje požadavky
Najděte kategorii elektronických výplatních pásek. Klikněte na konkrétní úkol tohoto měsíce.
Krok 3 – Nahrát pásky
Jste přesměrováni do aktuální složky Payslips – Výplatní pásky. Cesta k této složce je zobrazena na obrázku.
Klikněte na Přidat soubory pro nahrání pásek pro Klienta.
Nahrané soubory musí být v určeném formátu a musí obsahovat osobní číslo zaměstnance na začátku. Tímto způsobem je soubor automaticky poslán pouze správnému zaměstnanci.
Klikněte na tlačítko SCHVÁLIT. Musí být schválené, aby byly viditelné pro klienta / zaměstnance.
Název souboru – FORMÁT
I. Soubor musí začínat osobním číslem zaměstnance:
- Například, 1562 je osobní číslo zaměstnance, takže název souboru je:
- 1562_Smith_Jason.pdf
II. Za osobním číslem musí následovat jeden z těchto znaků:
- 1562_Smith_Jason.pdf
- 3190-Baker James.pdf
III. Finální zobrazení v TULIPu:
- ROK + MĚSÍC je předvolené zobrazení a řazení výplatních pásek v TULIPu. I soubory bez názvu jsou zařazeny do těchto složek a stejně pojmenovány (například 2022 listopad).
- 1562_Smith_Jason.pdf – jsou zde jen podtržítka, nezobrazí se nic dalšího z názvu souboru.
- 3190-Baker James.pdf – je zde jedna pomlčka po osobním čísle, zobrazí se celý název souboru.
IV. Název souboru – další možné formáty:
- Můžete přidat další údaje do názvu souboru, ale musíte použít správný formát. Podívejte se na obrázek.
Krok 4 – Komentář
Zobrazí se vyskakovací okno – pokud chcete, přidejte sem komentář k dokumentům, například pokud je něco potřeba opravit a podobně.
Klikněte na OK.