Tento manuál obsahuje návod na nahrávání výplatních pásek pro zaměstnance v TULIPu.
Jedná se o specifickou strukturu složek s přednastaveným schvalovacím postupem. Mzdové složky se automaticky generují každý měsíc.
Nahrané soubory musí být v určeném formátu a musí obsahovat osobní číslo zaměstnance na začátku. Tímto způsobem je soubor automaticky poslán pouze správnému zaměstnanci.
Manuál pro Klienta je popsán samostatně.
Manuál z hlediska Zpracovatele mzdových služeb je popsán samostatně.
Základní postup:
- Nahrát vstupy (Klient)
- Schválit vstupy (zpracovatel mezd)
- Nahrát výstupy / nahrát výplatní pásky (zpracovatel mezd)
- Schválit výstupy / výplatní pásky (Klient)
Upozorňujeme, že nastavení TULIPu, které vidíte, vždy závisí na individuálních požadavcích a nastavení přístupu do TULIPu pro vaši společnost. Ne všechny společnosti využívají funkci Payroll (mzdového účetnictví).
Umístění
K složkám výplatních pásek můžete přistupovat přes dlaždici Správce souborů, Mzdové podklady nebo také přes dlaždici Moje úkoly.
Obvykle se odesílá jeden soubor za měsíc pro každého zaměstnance.
Kořenová složka » Země klienta » Název klienta » Mzdy » Rok » Měsíc » Výplatní pásky
FORMÁT
I. Soubor musí začínat osobním číslem zaměstnance:
- Například, 1562 je osobní číslo zaměstnance, takže název souboru je:
- 1562_Smith_Jason.pdf
II. Za osobním číslem musí následovat jeden z těchto znaků:
- 1562_Smith_Jason.pdf
- 3190-Baker James.pdf
III. Finální zobrazení v TULIPu:
- ROK + MĚSÍC je předvolené zobrazení a řazení výplatních pásek v TULIPu. I soubory bez názvu jsou zařazeny do těchto složek a stejně pojmenovány (například 2022 listopad).
- 1562_Smith_Jason.pdf – jsou zde jen podtržítka, nezobrazí se nic dalšího z názvu souboru.
- 3190-Baker James.pdf – je zde jedna pomlčka po osobním čísle, zobrazí se celý název souboru.
IV. Název souboru – další možné formáty:
- Můžete přidat další údaje do názvu souboru, ale musíte použít správný formát. Podívejte se na obrázek.
E-mailové notifikace
Když nahráváte soubory do mzdové složky a odpovědná osoba to schválí, příslušní zaměstnanci mohou tyto soubory vidět, zpracovat a stáhnout.
E-mailové oznámení JE odesláno zaměstnancům.
Můžete smazat jakýkoli soubor. Soubor je jen odstraněný ze složky a zaměstnanci ho již nemohou vidět, zpracovat nebo stáhnout.
E-mailové oznámení NENÍ odesláno.
Nepovolené akce
Každá mzdová složka je spojena se schvalovacím postupem, z toho důvodu nemůžete:
- změnit název mzdové složky (můžete přejmenovat pouze soubory uvnitř)
- smazat mzdovou složku nebo měsíční podsložky (můžete smazat pouze soubory uvnitř)
- vytvořit podsložku v mzdové složce (můžete jen přidat soubory do této složky)
Nahrání VÝPLATNÍCH PÁSEK
Nahrané soubory musí být v určeném formátu a musí obsahovat osobní číslo zaměstnance na začátku. Tímto způsobem je soubor automaticky poslán pouze správnému zaměstnanci.
Pokud posíláte výplatní pásky klientům, jsou rozeslány zaměstnancům, jakmile je klient schválí.
Krok 1 – Dlaždice
Jděte na dlaždici Moje úkoly.
Krok 2 – Moje požadavky
Najděte kategorii elektronických výplatních pásek. Klikněte na konkrétní úkol tohoto měsíce.
Krok 3 – Nahrát pásky
Jste přesměrováni do aktuální složky Payslips – Výplatní pásky. Cesta k této složce je zobrazena na obrázku.
Klikněte na Přidat soubory pro nahrání pásek pro Klienta.
Nahrané soubory musí být v určeném formátu a musí obsahovat osobní číslo zaměstnance na začátku. Tímto způsobem je soubor automaticky poslán pouze správnému zaměstnanci.
Klikněte na tlačítko SCHVÁLIT. Musí být schválené, aby byly viditelné pro klienta / zaměstnance.
Název souboru – FORMÁT
I. Soubor musí začínat osobním číslem zaměstnance:
- Například, 1562 je osobní číslo zaměstnance, takže název souboru je:
- 1562_Smith_Jason.pdf
II. Za osobním číslem musí následovat jeden z těchto znaků:
- 1562_Smith_Jason.pdf
- 3190-Baker James.pdf
III. Finální zobrazení v TULIPu:
- ROK + MĚSÍC je předvolené zobrazení a řazení výplatních pásek v TULIPu. I soubory bez názvu jsou zařazeny do těchto složek a stejně pojmenovány (například 2022 listopad).
- 1562_Smith_Jason.pdf – jsou zde jen podtržítka, nezobrazí se nic dalšího z názvu souboru.
- 3190-Baker James.pdf – je zde jedna pomlčka po osobním čísle, zobrazí se celý název souboru.
IV. Název souboru – další možné formáty:
- Můžete přidat další údaje do názvu souboru, ale musíte použít správný formát. Podívejte se na obrázek.
Krok 4 – Komentář
Zobrazí se vyskakovací okno – pokud chcete, přidejte sem komentář k dokumentům, například pokud je něco potřeba opravit a podobně.
Klikněte na OK.