Úvod
Manažer je zodpovědný za schvalování docházky zaměstnanců v TULIP-u během posledních dnů měsíce (termín závisí na dané společnosti). Schválení může být individuální nebo i hromadně, více zaměstnancům najednou. Uzamknou se tak záznamy v docházce, aby je bylo možné exportovat/odeslat osobě zpracovávající mzdy. Zde je celý proces:
- Nejprve zaměstnanec schválí svou vlastní docházku.
- Potom ji schválí určená osoba, jako je manažer, vedoucí týmu nebo HR administrátor (informace v tomto manuálu).
- Poté HR administrátor schválí docházkové období pro celou společnost. Tato osoba je obvykle jediná, která může provádět změny v uzavřeném docházkovém období zaměstnanců po uzavření měsíce.
- Mzdové oddělení zpracuje údaje.
Upozorňujeme, že zobrazené nastavení TULIPu vždy závisí na vlastních požadavcích a přístupových nastaveních TULIPu pro vaši společnost. Ne všechny společnosti tuto funkci využívají.
Nejčastěji kladené otázky
Mohu odemknout uzavřené docházkové období zaměstnance?
Je možné znovu otevřít docházku zaměstnanců, pokud ji HR ještě neschválilo. Manažeři a vedoucí týmů obvykle nemají přístupová práva na její opětovné otevření po uzavření měsíce – je-li toto Váš případ, prosím, kontaktujte vaše HR.
Nemůžu najít některé zaměstnance.
Důvodem může být, že zaměstnanec není aktivní, je mimo evidenci (OOE) nebo patří do jiného týmu, který momentálně zobrazujete. Klepněte na ikonu tří teček a vyberte jiné nastavení filtrů.
Kroky
Krok 1 – Dlaždice
Přejděte na dlaždici Uzávěrka docházky.
Krok 2 – Filtr
Můžete použít filtry:
- Rok a měsíc
- Manažer / tým. Chcete-li změnit zobrazení, klikněte na malé tři tečky vpravo.
- Stav schválení – Schváleno / Otevřeno
Kliněte Vyber.
Krok 3 – Schválení
HROMADNÉ SCHVÁLENÍ
VYBRAT VŠECHNY: Zaškrtněte horní políčko. Potom přejděte dolů.
Zaměstnanec: První sloupec schválení je určen pro schválení zaměstnanců. Manažer: Druhý sloupec je určen pro schválení od vedoucích. HR Administrátor může vidět a schválit/odemknout oba.
Oranžový štítek – jejich docházka ještě není schválena. Zelený štítek – jeho docházka je schválena a uzavřena.
Šedé tlačítko pro schválení – Existují ještě neschválené požadavky v docházce. Tyto požadavky musíte nejprve schválit. V případě, že ve firmě používáte Rozpis hodin, můžete kliknout na jméno zaměstnance a Rozpis hodin s detaily docházky zaměstnance se vám zobrazí.
VYBRAT VÍCE ZAMĚSTNANCŮ: Klikněte na políčka na levé straně, vedle jmen zaměstnanců. Potom přejděte dolů.
Schválit vybrané – Tímto se uzavírá docházka za měsíc.
Zrušit vybrané – Chcete-li období otevřít, klepněte na toto tlačítko.
JEDNOTLIVÉ SCHVALOVÁNÍ
INDIVIDUÁLNÍ SCHVÁLENÍ: Klepněte na tlačítka v jednotlivých řádcích.
Zaměstnanec: První sloupec schválení je určen pro schválení zaměstnanců. Manažer: Druhý sloupec je určen pro schválení od vedoucích. HR Administrátor může vidět a schválit/odemknout oba.
Oranžový štítek – jejich docházka ještě není schválena. Zelený štítek – jeho docházka je schválena a uzavřena.
Šedé tlačítko pro schválení – Existují ještě neschválené požadavky v docházce. Tyto požadavky musíte nejprve schválit. V případě, že ve firmě používáte Rozpis hodin, můžete kliknout na jméno zaměstnance a Rozpis hodin s detaily docházky zaměstnance se vám zobrazí.
Schválit – Tímto se uzavírá docházka za měsíc.
Odemknout – Chcete-li období otevřít, klepněte na toto tlačítko.
Oranžový trojúhelník
- Využívá se pro uživatele Plánu směn a Plánu směn pro obchodní řetězce
- Pokud schválíte zaměstnancům docházku, ale spustí se oranžová upozornění, zobrazí se vám i ikona oranžového trojúhelníku, která je nyní uložena spolu s docházkou.
- Klepněte na ikonu a zobrazí se kontextové okno s podrobnostmi o upozornění.
- Upozornění se uloží do systému TULIP v jazyce osoby, která jej schválila (proto je-li viditelné pro ostatní schvalovatele, vidí jej pouze v jazyce schvalující osoby).
- Všechny podmínky, které spustí oranžová upozornění, závisí na preferencích a nastaveních klienta.
- Tato funkce je dostupná od července 2025, starší období docházky uzavřené s povolenými upozorněními tento záznam nemají a ikona oranžového trojúhelníku se k nim nepřidá.
Krok 4 – Schválení docházky za společnost
Viz přiložený manuál pro HR administrátory.