Úvod

Manažeři nebo HR mohou vytvářet žádosti o dovolenou, žádosti o home office, žádosti o nemocenské atd. jménem zaměstnanců. V tomto manuálu si projdeme funkci Importu – umožňuje nahrát více žádostí najednou pomocí souboru ve formátu .xls (šablony MS Excel).

Vezměte prosím na vědomí, že nastavení TULIP-u, které vidíte, vždy závisí na vlastních požadavcích a nastavení přístupu do TULIP-u pro vaši společnost. Ne všechny společnosti využívají funkci Docházky nebo Import.

Nejčastěji kladené otázky

Kroky

Krok 1 – Dlaždice

Přejděte na dlaždici Docházka.

Krok 2 – Požadavky v kalendáři

Klikněte na Import žádostí o dochádzku.

Krok 3 – Stáhněte si šablonu

Vyberte Společnost.

Vyberte  Typ importu: Attendance request import from excel.

Klikněte na AttendanceImportTemplate.xlsx a stáhněte si šablonu.

Otevřete soubor v počítači.

Klepněte na Povolit změny.

Zde naleznete KÓDY pro import a tabulku IMPORT.

Krok 4 – Excel

Kódy pro import

Nyní se můžete rozhodnout pro import:

• celodenní požadavky
• půldenní požadavky
• požadavky v hodinách

A) Celodenní požadavky

• Personal number – Osobní číslo – v tomto sloupci musíte vyplnit osobní číslo zaměstnance.

 Napr. “11000210”

• Import code – Importovací kód – zadejte kód aktivity docházky (podle seznamu kódů).

 Napr. “WT”

• DateTime from – Datum a čas OD – zadejte datum zahájení požadavku.

 Napr. OD “24/8/22”

• DateTime to – Datum a čas DO – zadejte datum dokončení požadavku.

 Napr. DO “25/8/22”

• Start at 1st./2nd. halfday – Začátek v 1./2. polovině dne – u celodenních žádostí nic nezadávejte.
• End at 1st./2nd. halfday – Konec v první / druhé polovině dne – u celodenních požadavků nic nezadávejte.
• Count (hours) – (Počet (hodin) – jedná se pouze o kontrolní sloupec. U celodenních žádostí nic nezadávejte. Důležité informace jsou ve sloupcích OD a DO.
• Count (days) – (Počet (dnů) – jedná se pouze o kontrolní sloupec. U celodenních požadavků nic nezadávejte. Důležité informace jsou ve sloupcích OD a DO.
• Comment – Komentář – Nepovinný údaj. Tento komentář bude vložen do popisu žádosti.

B) Půldenní požadavky

• Personal number – Osobní číslo – v tomto sloupci musíte vyplnit osobní číslo zaměstnance.

 Napr. “11000210”

• Import code – Importovací kód – zadejte kód aktivity docházky (podle seznamu kódů).

 Napr. “WT”

• DateTime from – Datum a čas OD – zadejte datum zahájení požadavku.

 Napr. OD “23/12/22”

• DateTime to – Datum a čas DO – zadejte datum dokončení požadavku.

 Napr. DO “23/12/22”

• Start at 1st./2nd. halfday – Začátek v první/druhé polovině dne – tyto dva sloupce se používají pro půldenní žádosti.

Zadejte 1, pokud požadavek začíná v první polovině směny, 2 pokud začíná v druhé polovině směny.

• End at 1st./2nd. halfday – Konec první/druhé polovině dne – tyto dva sloupce se používají pro půldenní žádosti.

Zadejte stejné číslo jako v předchozím sloupci pro půldenní požadavek.

Zadejte 1, pokud požadavek probíhá v první polovině směny, 2 pokud probíhá v druhé polovině směny.

• Count (hours) – (Počet (hodin) – jedná se pouze o kontrolní sloupec. U půldenních žádostí nic nezadávejte. Důležité informace jsou ve sloupcích OD a DO.
• Count (days) – (Počet (dnů) – jedná se pouze o kontrolní sloupec. U půldenních požadavků nic nezadávejte. Důležité informace jsou ve sloupcích OD a DO.
• Comment – Komentář – Nepovinný údaj. Tento komentář bude vložen do popisu žádosti.

C) Požadavky v hodinách

• Personal number – Osobní číslo – v tomto sloupci musíte vyplnit osobní číslo zaměstnance.

 Napr. “11000210”

• Import code – Importovací kód – zadejte kód aktivity docházky (podle seznamu kódů).

 Napr. “WT”

• DateTime from – Datum a čas OD – zadejte datum zahájení požadavku.

 Napr. OD “24/8/22 8:00”

• DateTime to – Datum a čas DO – zadejte datum dokončení požadavku.

 Napr. DO “24/8/22 14:00”

• Start at 1st./2nd. halfday – Začátek v 1./2. polovině dne – u hodinových žádostí nic nezadávejte.
• End at 1st./2nd. halfday – Konec v první / druhé polovině dne – u hodinových požadavků nic nezadávejte.
• Count (hours) – (Počet (hodin) – jedná se pouze o kontrolní sloupec. U hodinových žádostí nic nezadávejte. Důležité informace jsou ve sloupcích OD a DO.
• Count (days) – (Počet (dnů) – jedná se pouze o kontrolní sloupec. U hodinových požadavků nic nezadávejte. Důležité informace jsou ve sloupcích OD a DO.
• Comment – Komentář – Nepovinný údaj. Tento komentář bude vložen do popisu žádosti.

Krok 5 – Nahrání souboru do TULIP-u

Uložte soubor do počítače.

Přejděte do TULIP-u.

Klikněte na Choose File (Vybrat soubor).

Vyberte soubor z počítače.

Klikněte na tlačítko Ověřit.

Krok 6 – Status

Řádky s důležitými ověřovacími informacemi:

• OK zeleně – řádek je v pořádku a bude importován.
• Warning v oranžové barvě – označuje chybu v importu. Viz popis chyby. Žádosti můžete importovat i s tímto varováním.
• ERROR – chyba zobrazená červeně – tento řádek nelze importovat – tlačítka Ověřit a Odeslat jsou proto zašedlá a nefungují. Viz popis chyby. Řádek musíte upravit nebo odstranit.

Krok 7 – Upravit nebo odstranit řádky

Upravte nebo odstraňte některé řádky: klikněte na malé ikony na pravé straně.

Odstranit

Klikněte na ikonu koše.

Změna

Klikněte na ikonu tužky.

Zobrazí se nové vyskakovací okno.

Změňte data nebo čas.

Klikněte na tlačítko Uložit a zavřít.

Krok 8 – Potvrzení

Klikněte Odeslat.