Úvod

Tento manuál obsahuje všeobecný přehled modulu Docházka. Zaměstnanci a vedoucí týmů mohou řídit svůj pracovní čas, schvalovat nepřítomnosti a volno, zaznamenávat skutečnou docházku a řídit plánování individuální a týmové práce. Každý požadavek může být přizpůsoben vašim potřebám. TULIP Docházka je aktualizována podle legislativních změn.

Vezměte prosím na vědomí, že zobrazená nastavení TULIP-u vždy závisí na vašich vlastních požadavcích a nastavení přístupu do TULIP-u pro vaši společnost. Ne všechny společnosti používají funkci Docházky.

Nejčastěji kladené otázky

Funkce docházky

1. Požadavky v kalendáři
2. Seznam požadavků
3. Hromadné schválení nepřítomností
4. Rozpis hodin
5. Plánovač dovolených
6. Plán směn

Požadavky v kalendáři

Základní zobrazení docházky ve formě časové osy. Vytvářejte nové požadavky nebo schvalujte období docházky.

• Zaměstnanci mohou číst a vytvářet své vlastní požadavky v docházce.
• Určená osoba (např. vedoucí, manažer…) může mít právo číst, schvalovat a vytvářet požadavky podřízených, schvalovat docházkové období podřízených.
• Určená osoba (např. personalista…) může mít povoleno číst, schvalovat a vytvářet požadavky, schvalovat docházkové období pro všechny zaměstnance.

1. Funkce Docházky.
2. Tlačítka – v závislosti na vašich přístupových právech (nový požadavek, vícenásobný požadavek, hromadný import požadavků atd.).
3. Filtr – kliknutím na tři malé tečky v červeném čtverci zobrazíte ještě další možnosti (výběr týmů, výběr neaktivních zaměstnanců atd.).
4. Časová osa – seznam všech časových os s požadavky zaměstnanců, které máte povoleno zobrazit.

Seznam požadavků

Seznam všech požadavek (dovolená, home office, sick day atd.) Zde můžete vytvářet nebo schvalovat požadavky v závislosti na svých přístupových právech.

• Zaměstnanci mohou číst a vytvářet své vlastní požadavky v docházce.
• Určená osoba (např. vedoucí, manažer…) může mít právo číst, schvalovat a vytvářet požadavky podřízených.
• Určená osoba (např. personalista…) může mít povoleno číst, schvalovat a vytvářet požadavky pro všechny zaměstnance.

1. Funkce Docházky.
2. Tlačítka – v závislosti na vašich přístupových právech (nový požadavek, vícenásobný požadavek, hromadný import požadavků atd.).
3. Filtr – kliknutím na tři malé tečky v červeném čtverci zobrazíte ještě další možnosti (výběr týmů, výběr neaktivních zaměstnanců atd.).
4. Požadavky – seznam všech požadavek zaměstnanců, které máte povoleno zobrazit.

Stav požadavku (status workflow)

Stav požadavku zobrazuje konkrétní krok v pracovním postupu, informaci kdo udělal poslední krok, a kdo je zodpovědný za další krok.

• Na zpracování – Čeká se na schválení od nadřízeného. Zatím neschválený požadavek.
• Schváleno – Požadavek byl akceptován. Není nutná žádná akce.
• Zamítnuto – Požadavek je zamítnut. Podívejte komentář od nadřízeného. Pokud je to nutné, vytvořte nový požadavek s jiným časem/datem.
• Vymazáno – Odstraněn požadavek.

Hromadné schválení nepřítomností

Seznam všech požadavek (dovolená, home office, sick day atd.) Zde můžete rychle schvalovat požadavky podřízených.

• Určená osoba (např. vedoucí, manažer…) může mít právo číst a schvalovat požadavky podřízených.
• Určená osoba (např. personalista…) může mít povoleno číst a schvalovat požadavky pro všechny zaměstnance.

1. Funkce Docházky.
2. Filtr – kliknutím na tři malé tečky v červeném čtverci zobrazíte další možnosti (vyberte týmy).
3. Jednotlivé požadavky – seznam všech požadavek zaměstnanců, které máte povoleno zobrazit. Zde můžete schvalovat jednotlivé požadavky (klikněte na tlačítko schválit / zamítnout v řádku vybrané požadavky).
4. Hromadné schvalování – můžete vybrat více zaměstnanců a požadavek najednou (zaškrtněte malé čtverečky vedle jmen a klikněte na tlačítka schválit/neschválit ve spodní části stránky.

Rozpis hodin

Rozpis s přesnými časy přítomnosti a nepřítomnosti v práci (dovolená, home office, sick day atd.) Zde můžete zadávat reálný čas práce, vytvářet požadavky v docházce a schvalovat období docházky. Můžete zde také vidět své nároky/kvóty na dovolenou, návštěvy lékaře atd.

• Zaměstnanci mohou číst vlastní rozpis, v závislosti na nastavení přístupových práv jej mohou/nemohou upravovat. Mohou vytvářet vlastní požadavky v docházce a schvalovat jejich docházkové období.
• Určená osoba (např. vedoucí, manažer…) může mít právo číst, schvalovat požadavky, schvalovat docházku svých podřízených.
• Určená osoba (např. personalista…) může mít právo na čtení, schvalování požadavek, schvalování docházky, otevírání uzavřené docházky všech zaměstnanců.

1. Funkce Docházky.
2. Tlačítko pro zaznamenání aktuálního času příchod/odchod – někteří zaměstnanci si mohou nejen prohlédnout, jak mají rozvržený pracovní čas, ale také zaznamenávat reálně odpracovaný přesný čas – v separátním sloupci “Přítomnost na pracovišti”.
   • Nejprve klepněte na tlačítko příchod, poté na tlačítko Uložit dolů na stránce.
   • Při odchodu klepněte na tlačítko odchod, poté na tlačítko Uložit dolů na stránce.
   • Tyto časy lze později upravit.
3. Zaměstnanec – v závislosti na vašich přístupových právech vidíte možnost zobrazit více výkazů zaměstnanců.
4. Kliknutím na tři malé tečky zobrazíte ještě další možnosti (výběr neaktivních zaměstnanců).
5. Nároky a zůstatky – zobrazte aktuální, celkové a již vyčerpané nároky na dovolenou, lékaře atd.
6. Rozpis –
   • klikněte na datum (např. pondělí 25.) a budete přesměrováni na Vytvoření nové docházkové požadavky.
   • klikněte na ikonu tužky a můžete si upravovat přítomnost na pracovišti.
   • Klikněte na požadavek (např. Dovolená) a zobrazí se detail tohoto požadavku.
7. Tlačítka
   • Export – vygeneruje ze zobrazených dat Excel sobor a přidá časové razítko se jmény a daty schválení.
   • Kalkulovat – ověří, zda změny můžete uložit bez chybových hlášek. Pokud se ve vašem výkazu spouští nějaká chybová hláška, ukáže se Vám i příště hned po otevření výkazu.
   • Uložit – uloží změny (např. Přítomnost na pracovišti)
   • Schválit období – uzavřít docházku.

Plánovač dovolených

Můžete si naplánovat dovolenou na celý rok a podívat se na plány dovolených svých kolegů. Tato funkce nevytváří požadavky v docházce a neposílá je vedoucímu ke schválení, slouží pouze jako orientační a plánovací nástroj.

• Zaměstnanci mohou číst a psát své vlastní plány a zobrazovat plány dovolených členů týmu.
• Určená osoba (např. manažer, vedoucí, personalista, administrátor…) může mít právo číst plány dovolených více týmů nebo dokonce všech zaměstnanců.

1. Funkce docházky
2. Filtrování – rok, tým, zaměstnanci, referenční datum
3. Plán – seznam všech plánů dovolených a zaměstnanců, které máte povoleno zobrazit (ve výchozím nastavení pouze váš tým). Zde můžete zadávat jednotlivé plány – jejich označením zelenou barvou.

Viz tyto manuály pro detailnější informace: Plánovač dovolených nebo Moje zůstatky dovolené.

Plán směn

Plán směn umožňuje zaměstnancům a vedoucím týmů spravovat svůj pracovní čas, schvalovat absence a dovolené, evidovat docházku a řešit individuální a týmové pracovní rozvrhy s plným dodržením legislativních požadavků.

• Zaměstnanci si mohou zobrazit své směny, směny členů svého týmu a vytvářet požadavky v docházce. Požadavky ostatních členů týmu jsou obvykle anonymizovány.
• Určená osoba (např. vedoucí, manažer, asistent…) může mít práva číst, plánovat a měnit směny a také schvalovat docházku podřízených – svého týmu.
• Určená osoba (např. personalista…) může mít právo číst, plánovat a měnit směny a také schvalovat docházku všech zaměstnanců.

1. Funkce docházky
2. Filtr – klikněte na malou šipku v horní části stránky (pro výběr týmu, zaměstnanců atd.).
3. Tlačítka a možnosti zobrazení – Uložit, Změnit zobrazení, Exportovat, Přidat další měsíc atd.
4. Zaměstnanci – pracovní směny jednotlivých zaměstnanců, absence, možnost vytvoření docházkových požadavků.
5. Oblíbené směny – Zkratka pro rychlé přidávání a odstraňování změn.
6. Detail zaměstnance – kliknutím na jméno se zobrazí osobní číslo, možnosti změny kalendáře atd.

Viz tento manuál pro více informací: Plán směn.

Úrovně přístupů

Jako zaměstnanec

Zde jsou nejpoužívanější funkce:

✔ Zobrazení vlastního kalendáře docházky / směn

✔ přístup k výplatním páskám

✔ Zaznamenávat svou skutečnou pracovní dobu, vytvářet požadavky v docházce, sledovat jejich stav

✔ Zobrazení a vytváření plánů dovolených ve sdíleném plánovacím kalendáři

Jako manažer / vedoucí týmu

Kromě výše uvedeného (přístup pro zaměstnance) můžete mít také oprávnění:

✔ dostávat notifikace / odhlášení odběru o nových požadavcích v docházce zaměstnanců

✔ schvalovat nebo zamítat požadavky, vytvářet požadavky místo zaměstnanců

✔ plánovat směny – pro svůj tým

✔ delegovat své úkoly na kolegu, který bude zpracovávat schválení v případě vaší nepřítomnosti

✔ Zobrazit plány dovolených ve sdíleném kalendáři plánování

Jako HR administrátor

Kromě výše uvedeného (přístup zaměstnanců a přístup manažerů) můžete mít také oprávnění:

✔ spravovat své úkoly (týkající se docházky, mezd, administrace zaměstnanců), a to vše online v rámci jedné platformy

✔ přístup k mnoha reportům, údajům o docházce, změnám (provedeným zaměstnanci, vedoucími týmů nebo manažery)